Contabilidad para Guarderia Familiar en Casa en California: Subsidios CCAP, Metodo Tiempo-Espacio, Licencia CDSS e Impuestos Trimestrales

Aviso importante: Este articulo es orientacion general sobre contabilidad, no asesoria legal ni fiscal. Consulte a un contador publico certificado (CPA) para orientacion especifica a su situacion.

Las guarderias familiares en casa con licencia son uno de los negocios pequenos mas comunes en el sureste del Condado de Los Angeles, y uno de los que con mayor frecuencia no recibe orientacion contable adecuada. Esta guia es especificamente para hogares que operan como guarderia familiar en casa bajo la licencia del CDSS de California: Small Family Day Care Homes (hasta 6-8 ninos) y Large Family Day Care Homes (hasta 12-14 ninos) operadas desde una residencia particular. No es una guia para centros de cuidado infantil comerciales, que tienen requisitos de licencia, personal y contabilidad diferentes. Para guarderias comerciales o centros de cuidado infantil, consulte nuestra guia sobre contabilidad para guarderia comercial.

Los proveedores que operan desde sus hogares en Downey, Compton, Long Beach y comunidades aledanas a menudo manejan una combinacion de fuentes de ingreso: colegiatura de padres que pagan directamente, pagos de vales del DPSS del Condado de Los Angeles, y reembolsos federales del programa de alimentos CACFP. Cada una de esas fuentes tiene su propio tratamiento contable y fiscal. La mayoria de los proveedores tambien tiene acceso a una de las deducciones mas grandes del codigo fiscal para negocios en casa, el calculo del porcentaje Tiempo-Espacio del IRS, y nunca la reclama.

Licencia CDSS: Tarifas Deducibles y Mejoras a las Instalaciones

Cada guarderia familiar en casa en California esta licenciada por el Departamento de Servicios Sociales de California (CDSS) bajo el Titulo 22 del Codigo de Regulaciones de California. La licencia establece su autoridad legal para operar, fija el numero maximo de ninos que puede atender y rige las inspecciones de instalaciones, las proporciones de personal y los requisitos de salud y seguridad.

California tiene dos tipos de guarderias familiares en casa con licencia. Una Small Family Day Care Home puede atender hasta seis ninos (hasta ocho si dos ninos estan en edad escolar y no estan presentes durante las horas pico). Una Large Family Day Care Home puede atender hasta doce ninos (hasta catorce bajo condiciones similares de edad escolar).

Las partidas financieras a rastrear relacionadas con la licencia:

• Tarifas de solicitud de licencia y tarifas de renovacion anual son gastos comerciales totalmente deducibles. Registrelas bajo una cuenta de "licencias y honorarios profesionales" en su software de contabilidad cada ano.
• Mejoras requeridas a las instalaciones son mas complejas. Si el CDSS requiere un cambio fisico en su hogar para mantener la licencia (una puerta de seguridad, una puerta resistente al fuego, cercado especifico), si ese costo es inmediatamente deducible o debe capitalizarse como mejora del hogar depende de la naturaleza y el costo del trabajo. Los articulos de seguridad mas pequenos y rutinarios generalmente pueden deducirse directamente. Las mejoras estructurales mas grandes pueden necesitar depreciarse con el tiempo, con la porcion de uso comercial calculada usando su porcentaje Tiempo-Espacio. Consulte con su CPA sobre los costos especificos de mejora para determinar el tratamiento correcto.

Subsidios CCAP y CalWORKs: Ingreso que Debe Reportarse

El Programa de Asistencia para el Cuidado Infantil de California (CCAP) y CalWORKs son programas estatales y federales que subsidian el cuidado infantil para familias elegibles. Si usted participa como proveedor certificado, recibe pagos de subsidio basados en los ninos que atiende y las horas de cuidado que presta.

Los pagos de subsidio CCAP y CalWORKs son ingresos gravables. Deben reportarse en su declaracion de impuestos federal y de California. Esto sorprende a algunos proveedores que creen que estos pagos son asistencia no gravable. No es asi. El IRS los trata como ingreso comercial en la misma categoria que la colegiatura de los padres. Debe reportar cada pago de subsidio que reciba.

La buena noticia es que los costos de alimentos y suministros que estos subsidios reembolsan tambien son deducibles. Los alimentos que compra y usa para alimentar a los ninos en su programa de guarderia son un gasto comercial legitimo. Por lo tanto, el ingreso (pago del subsidio) y el gasto compensatorio (alimentos comprados para los ninos) aparecen ambos en su declaracion de impuestos, reduciendo el impacto fiscal neto. Pero ambos lados de esta transaccion deben estar en sus libros.

Configure una cuenta de ingresos dedicada en QuickBooks (o en su software de contabilidad) llamada "Subsidios CCAP/CalWORKs." Registre cada pago de subsidio en esa cuenta cuando lo reciba. No mezcle los pagos de subsidio con la colegiatura de los padres en una sola cuenta de ingresos.

Pagos de Vales DPSS del Condado de Los Angeles: Se Requiere Rastreo Separado

Muchas familias en el sureste del Condado de Los Angeles reciben asistencia para el cuidado infantil a traves del programa de vales del Departamento de Servicios Sociales Publicos (DPSS) del condado. Bajo este programa, el DPSS le paga directamente por cuidar a los ninos elegibles segun los registros de asistencia que usted presenta. El padre paga cualquier copago directamente a usted.

Los pagos de vales del DPSS son ingresos y son gravables. Registrelos en una cuenta de ingresos separada de la colegiatura que pagan directamente los padres. Hay dos razones por las que esto importa mas alla de la organizacion basica.

Primero, el DPSS hace los pagos segun los registros de asistencia que usted presenta, y pueden llegar con retraso o incluir ajustes por ausencias de los ninos. El monto que espera y el monto que recibe no siempre son iguales. Si mezcla los pagos del DPSS con la colegiatura de los padres en una sola cuenta, las discrepancias son dificiles de detectar y conciliar. Mantener una cuenta de "Ingresos por Vales DPSS" separada significa que puede comparar los pagos de cada mes con los registros de asistencia que presento e identificar cualquier diferencia.

Segundo, al final del ano, necesita saber su ingreso total por fuente. Su preparador de impuestos quertra ver la colegiatura de los padres, los pagos del DPSS y los reembolsos del CACFP como partidas separadas. Configure al menos tres cuentas de ingresos en QuickBooks: "Colegiatura de Padres (Pago Directo)," "Ingresos por Vales DPSS" y "Reembolsos CACFP."

Reembolsos CACFP: Ingreso que Debe Reportarse

El Programa de Alimentos para el Cuidado de Ninos y Adultos (CACFP) es un programa federal administrado a traves de California que reembolsa a los proveedores de guarderia familiar elegibles por las comidas y meriendas que sirven a los ninos. Si participa en el CACFP a traves de una organizacion patrocinadora, recibe pagos de reembolso basados en el numero y tipo de comidas que sirve cada mes.

Los reembolsos del CACFP son ingresos. Son gravables y deben reportarse en su declaracion de impuestos federal y de California. El IRS los trata como ingreso comercial. Al mismo tiempo, los alimentos que compra y usa para alimentar a los ninos en su programa son un gasto comercial deducible. Conserve los recibos de comestibles organizados por tipo de comida: recibos de desayuno, recibos de almuerzo y recibos de merienda.

El Metodo Tiempo-Espacio: La Deduccion mas Olvidada para Proveedores de Guarderia en Casa

Los proveedores de guarderia familiar tienen derecho a una deduccion de oficina en casa que es diferente y mas generosa que la deduccion estandar de oficina en casa que aplica a la mayoria de los otros negocios en casa. Este es el porcentaje Tiempo-Espacio, establecido bajo el Procedimiento de Ingresos del IRS 2004-28 especificamente para proveedores de guarderia familiar con licencia.

La deduccion estandar de oficina en casa para la mayoria de los negocios requiere que el espacio se use exclusivamente para negocios. No puede deducir la porcion de su sala de estar usada para la guarderia si tambien la usa como sala familiar por la noche. Ese requisito de uso exclusivo elimina la deduccion para la mayoria de los proveedores de guarderia en casa, cuyo hogar funciona tanto como negocio como residencia personal.

El metodo Tiempo-Espacio elimina el requisito de uso exclusivo para los proveedores de guarderia familiar con licencia. En cambio, calcula un porcentaje usando dos fracciones multiplicadas entre si.

La fraccion de tiempo es el numero de horas por dia que su hogar se usa para propositos de guarderia, dividido entre 24. Si opera su guarderia 10 horas por dia, su fraccion de tiempo es 10 dividido entre 24, o aproximadamente el 41.7 por ciento.

La fraccion de espacio es la superficie de su hogar usada para propositos de guarderia dividida entre la superficie total de su hogar. Si usa su sala de estar, cocina, comedor, un bano y un area de juego exterior para la guarderia, mide esas areas y divide entre la superficie total del hogar. Un resultado comun para una guarderia familiar en casa podria ser entre el 60 y el 75 por ciento del area del hogar.

Multiplique las dos fracciones: 41.7 por ciento (tiempo) multiplicado por 65 por ciento (espacio) equivale aproximadamente al 27 por ciento. Ese 27 por ciento es su porcentaje Tiempo-Espacio.

Aplique ese porcentaje a sus gastos del hogar: interes hipotecario (o renta), impuestos sobre la propiedad, servicios publicos (electricidad, gas, agua), seguro del hogar, reparaciones y mantenimiento del hogar, y depreciacion del hogar. Si sus gastos totales permitidos del hogar son $24,000 al ano, un porcentaje Tiempo-Espacio del 27 por ciento produce una deduccion de $6,480 del ingreso comercial.

Esta deduccion se documenta en el Formulario 8829 del IRS, que se presenta con su Anexo C. Necesitara un plano o boceto de las habitaciones de su hogar y su superficie, la superficie de las areas de uso para guarderia, y registros de sus horas de operacion para el ano. Mantenga un registro diario sencillo de sus horas de operacion, ya sea un calendario en papel o una nota en su telefono. Muchos proveedores de guarderia familiar en el sur de Los Angeles no reclaman el porcentaje Tiempo-Espacio porque nunca han escuchado de el.

Empleados y Asistentes: Cuando Aplican las Reglas de Nomina

Muchas guarderias familiares en casa operan como propiedades individuales sin empleados. Pero algunas casas de mayor capacidad, especialmente las Large Family Day Care Homes, contratan a un asistente pagado para cumplir con los requisitos de proporcion o para cubrir horarios extendidos. Si paga a un asistente como empleado W-2, aplican las obligaciones del empleador de California:

• Registrese en el EDD antes de emitir el primer cheque de nomina.
• Configure la nomina, retenga y remita el impuesto federal sobre la renta, el Seguro Social, Medicare, el impuesto estatal de California sobre la renta y el SDI de los salarios del empleado.
• Presente declaraciones trimestrales DE 9 y DE 9C ante el EDD.
• Obtenga seguro de compensacion de trabajadores para su empleado.
• Inscribase en CalSavers (u ofrezca un plan de retiro calificado) si tiene uno o mas empleados W-2 y no cuenta ya con un plan calificado.

El umbral de CalSavers es uno o mas empleados W-2. Si su asistente pagado es su unico empleado y no ofrece ya un 401(k), SEP-IRA o SIMPLE IRA, esta obligado a inscribirse en CalSavers. Para la guia completa de inscripcion del empleador en CalSavers, consulte nuestro articulo sobre CalSavers para empleadores en California.

Si paga a un ayudante en efectivo pero lo trata como contratista independiente, tenga en cuenta que la Ley AB5 de California hace que la clasificacion de trabajadores sea estricta. Un asistente que trabaja horas regulares en su guarderia en casa, bajo su direccion, realizando el trabajo central de su negocio, es casi con certeza un empleado W-2. Clasificar a esa persona como contratista 1099 para evitar la nomina es un riesgo de clasificacion incorrecta. Para mas informacion sobre AB5, consulte nuestra guia W-2 vs 1099 en California.

Otros Gastos Comerciales Deducibles para Proveedores de Guarderia Familiar

Ademas de la deduccion Tiempo-Espacio y los costos de alimentos, los proveedores de guarderia familiar tienen varios gastos deducibles adicionales que vale la pena rastrear cuidadosamente:

• Materiales educativos y juguetes. Libros, juguetes educativos, materiales de arte y recursos de aprendizaje usados en el programa de guarderia son gastos comerciales deducibles.
• Primeros auxilios y suministros de seguridad. Botiquines de primeros auxilios, cerrojos de seguridad, cubiertas de enchufes y otros articulos de seguridad requeridos por las regulaciones del CDSS son deducibles.
• Seguro de responsabilidad civil. El seguro de responsabilidad civil profesional o general comercial para su guarderia en casa es un gasto comercial deducible. El seguro de propietario de vivienda personal tiene una porcion de uso comercial calculada usando su porcentaje Tiempo-Espacio; no es totalmente deducible, solo la parte correspondiente al Tiempo-Espacio.
• Kilometraje vehicular. Si conduce para recoger a los ninos, llevarlos a excursiones o conducir a capacitaciones requeridas del CDSS, puede deducir esos kilometros usando la tarifa estandar de kilometraje del IRS.
• Desarrollo profesional y capacitacion requerida. El CDSS requiere que los proveedores de guarderia familiar con licencia completen horas de educacion continua. El costo de esos cursos es deducible.
• Software y gastos administrativos. Si usa software de contabilidad, una aplicacion de registro de llegadas o software de facturacion para su guarderia, esos costos de suscripcion son deducibles. Una porcion de su telefono del hogar e internet, calculada usando su porcentaje Tiempo-Espacio, tambien puede ser deducible.

Impuestos Trimestrales Estimados: Montos que Muchos Proveedores Subestiman

Los proveedores de guarderia familiar que operan como propietarios unicos o LLC de un solo miembro deben el impuesto sobre el trabajo independiente (aproximadamente el 15.3 por ciento federal sobre los ingresos netos) mas el impuesto federal y estatal de California sobre la renta sobre sus ingresos netos del negocio. Como ningun empleador retiene impuestos de su ingreso, usted es responsable de pagar estos impuestos por su cuenta a traves de pagos estimados trimestrales.

Muchos proveedores de guarderia familiar subestiman su obligacion trimestral al calcular solo el impuesto sobre la renta y olvidar el impuesto sobre el trabajo independiente, o al no contabilizar los ingresos de reembolso CACFP que recibieron. El resultado es un saldo grande al presentar la declaracion, mas penalidades e intereses por pago insuficiente del IRS y la FTB de California.

Impuestos estimados federales trimestrales: vencen el 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del ano siguiente. Use el Formulario 1040-ES del IRS para calcular y presentar cada pago.

Impuestos estimados trimestrales de California: vencen el 15 de abril, 15 de junio y 15 de enero. California no tiene pago en septiembre del tercer trimestre, a diferencia del calendario federal. Use el Formulario 540-ES de California y presente a traves del sistema de pago en linea de la FTB o por correo. No aplique la fecha federal de septiembre a California: enviar un pago de California en septiembre no cuenta para su obligacion del tercer trimestre de California porque el tercer trimestre de California no vence en septiembre. Para mas informacion sobre el calendario de impuestos trimestrales, consulte nuestra guia de impuestos trimestrales para negocios en California.

Errores Comunes en la Contabilidad de Guarderias Familiares en Casa

• No reportar los reembolsos CACFP o subsidios CCAP como ingreso. Estos pagos son ingresos gravables. Omitirlos subestima el ingreso y crea riesgo de auditoria.
• No reclamar la deduccion Tiempo-Espacio. El porcentaje Tiempo-Espacio es la deduccion disponible mas grande para la mayoria de los proveedores de guarderia familiar y la que con mayor frecuencia se omite.
• Mezclar recibos de compras de comestibles personales con gastos de alimentos para la guarderia. Registrar todas las compras de comestibles como gasto de guarderia, incluidos alimentos que consume la familia, sobreestima la deduccion de alimentos y crea riesgo de auditoria. Solo los alimentos comprados y servidos a los ninos de la guarderia son deducibles.
• No separar los vales del DPSS de la colegiatura privada. Mezclar los pagos del DPSS y la colegiatura de los padres en una cuenta hace la conciliacion mas dificil y arriesga reportar el ingreso incorrectamente por fuente.
• Omitir los pagos estimados de impuestos trimestrales. Pagar al final del ano en lugar de trimestralmente genera penalidades por pago insuficiente del IRS y la FTB de California.
• No mantener un registro de horas de operacion para el calculo Tiempo-Espacio. Sin un registro de las horas diarias de operacion, su porcentaje Tiempo-Espacio es mas dificil de sustentar en caso de auditoria. Un calendario sencillo o notas diarias en su telefono son suficientes.

Preguntas Frecuentes para Proveedores de Guarderia Familiar en Casa

Servicios de Contabilidad para Guarderias Familiares en Casa en el Sur de Los Angeles

J.P Bookkeeping trabaja con guarderias familiares en casa con licencia en Downey, Compton, Long Beach y el sureste del Condado de Los Angeles. Jimmy Paz es QuickBooks Advanced ProAdvisor y atiende en espanol e ingles. Conoce la situacion financiera especifica que manejan los proveedores de guarderia familiar: subsidios CCAP y CalWORKs como ingreso reportable, conciliacion de vales del DPSS del Condado de Los Angeles, el calculo del porcentaje Tiempo-Espacio del IRS, deducciones por licencia CDSS, rastreo de gastos de alimentos por tipo de comida, inscripcion en CalSavers si hay asistentes en la nomina, y calendario de pagos de impuestos estimados trimestrales.

Si sus reembolsos CACFP o subsidios CCAP no estan siendo rastreados por separado, nunca ha reclamado la deduccion Tiempo-Espacio, o sus pagos trimestrales de impuestos no estan al ritmo de sus ingresos, una consulta gratuita es la forma mas rapida de ver que puede estar dejando pasar. Reserve directamente en el enlace o llame al (323) 816-0517.

Aviso legal: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Esta guia proporciona informacion general con proposito educativo. Para asesoria fiscal especifica, preguntas sobre la licencia CDSS, determinaciones de elegibilidad para el CACFP o preguntas sobre el programa DPSS, consulte a un CPA certificado, al Departamento de Servicios Sociales de California, o al Departamento de Educacion de California.