Este articulo es orientacion general sobre cumplimiento de nomina, no asesoria legal ni fiscal. Los detalles del programa CalSavers pueden cambiar. Confirme todos los requisitos, fechas, y montos en calsavers.com o con su CPA antes de tomar decisiones.
Si usted tiene un restaurante, un salon de belleza, un negocio de limpieza, una cuadrilla de jardineria, o cualquier pequeno negocio en el sureste de Los Angeles y tiene al menos un empleado, el estado de California ya le exige que este registrado en CalSavers. Es posible que nunca haya recibido una notificacion clara sobre esto, o que la haya recibido pero en ingles y no haya quedado claro que debia hacer. Esta guia se lo explica sin lenguaje complicado.
Esta guia tambien esta disponible en ingles: CalSavers Employer Guide California (English).
Que es CalSavers
CalSavers es el programa de ahorro para el retiro del estado de California. Fue creado para trabajadores que no tienen acceso a un plan de jubilacion a traves de su empleador. El mecanismo es sencillo: el empleado ahorra automaticamente de su propio salario a traves de una deduccion de nomina. El empleador no pone dinero de su bolsillo. Lo que el empleador hace es facilitar el proceso: registrarse en el programa, agregar a los empleados elegibles, y configurar la deduccion en su sistema de nomina para que el porcentaje correspondiente se descuente y se remita al programa.
El ahorro del empleado va a una cuenta Roth IRA administrada por el estado. La tasa de ahorro predeterminada es del 5% del salario bruto, con un incremento anual del 1% hasta llegar al 8%, segun informacion publica del programa. El empleado puede optar por no participar, cambiar su tasa de ahorro, o cancelar su participacion en cualquier momento. Confirme las tasas y condiciones actuales en calsavers.com.
A quien aplica la obligacion de registrarse
A partir del 1 de enero de 2026, la obligacion cubre a todos los empleadores en California con uno o mas empleados. No importa el giro del negocio ni si es una empresa grande o un negocio con un solo trabajador. Si tiene nomina en California y no ofrece un plan de jubilacion calificado, CalSavers le aplica a usted.
Si usted ya tenia empleados antes del 1 de enero de 2026 y todavia no se ha registrado, ya esta fuera de cumplimiento. No hay que esperar: lo mas conveniente es registrarse de inmediato en calsavers.com.
Si usted contrato a su primer empleado a partir del 1 de enero de 2026, tiene hasta el 31 de diciembre de 2026 para completar el registro. Esa es su fecha limite. Confirme el plazo exacto que le aplica segun su fecha de primer contrato en calsavers.com o con su CPA.
Si ya tiene un plan 401(k) u otro plan de jubilacion
Los empleadores que ya ofrecen un plan de jubilacion calificado estan exentos de CalSavers. Los planes que califican incluyen 401(k), SEP-IRA, SIMPLE IRA, 403(b), y planes de pension, segun informacion publica del programa.
Pero hay un paso que muchos empleadores omiten: la exencion no es automatica. Usted debe certificar activamente que ofrece ese plan directamente en calsavers.com. Si no certifica la exencion, el sistema no sabe que usted esta exento y puede quedar registrado como incumplido. Confirme los requisitos exactos para certificar su exencion en calsavers.com o con su CPA.
Lo que el empleador tiene que hacer, paso a paso
El proceso tiene partes administrativas y una parte de nomina. Aqui esta el resumen de lo que corresponde al empleador, segun informacion publica del programa. Confirme cada paso en calsavers.com.
- Registrese en calsavers.com. Necesitara su numero de identificacion del empleador (EIN) y su numero de cuenta del EDD de California. El registro se hace en linea.
- Agregue a todos sus empleados elegibles. Una vez registrado, tiene 30 dias para agregar a los empleados que ya tiene. A los nuevos empleados que contrate despues debe agregarlos dentro de los 30 dias siguientes a su fecha de contratacion.
- Notifique a cada empleado. Dentro de esos mismos 30 dias, el empleado debe recibir informacion sobre el programa para que pueda decidir si desea participar o si prefiere optar por no hacerlo. El empleado tiene 30 dias para optar por no participar.
- Configure la deduccion en su sistema de nomina. Si el empleado no opta por salirse, usted debe configurar el codigo de deduccion de CalSavers en su sistema de nomina para que el porcentaje se descuente automaticamente de cada cheque y se remita al programa.
- Lleve un registro de las elecciones. Conserve los registros de quien esta inscrito, quien opto por no participar, y cualquier cambio de tasa que soliciten sus empleados.
Una aclaracion importante sobre la contabilidad: las deducciones de CalSavers no son un gasto del negocio. Son salarios del empleado que se retienen y se remiten al programa. No se registran como un costo operativo del negocio. Esto tiene implicaciones directas en como se configuran las cuentas en QuickBooks y en como se clasifica cada transaccion.
Como afecta esto a su nomina y contabilidad
Una vez que CalSavers esta activo en su nomina, hay tres cosas que deben funcionar correctamente cada periodo de pago.
Primero, el codigo de deduccion de CalSavers tiene que estar configurado en su sistema de nomina, ya sea QuickBooks Payroll, Gusto, ADP, o el que usted use. Si ese codigo no existe o esta configurado incorrectamente, puede que el porcentaje no se este descontando del salario del empleado o que no se este remitiendo al programa.
Segundo, las contribuciones remitidas a CalSavers deben conciliarse periodicamente. Lo que sale de cada cheque de nomina debe coincidir con lo que llega al portal de CalSavers. Si hay discrepancia, el problema hay que encontrarlo antes de que se acumule.
Tercero, los registros de inscripcion y de opcion de no participar deben conservarse. Si un empleado decide no participar en CalSavers, esa eleccion debe quedar documentada. Si en el futuro hay una auditoria o un reclamo, usted necesita poder mostrar que notifico al empleado correctamente y que respeto su decision.
En J.P Bookkeeping configuramos el codigo de deduccion de CalSavers en QuickBooks, conciliamos las contribuciones, y llevamos el registro de las elecciones de inscripcion como parte del servicio de nomina para pequenos negocios en el sureste de Los Angeles.
Cuales son las multas por no cumplir
Segun informacion publica del programa, las multas funcionan de la siguiente manera. Despues de un periodo de correccion de 90 dias a partir del primer aviso, la multa puede ser de $250 por cada empleado elegible que no este registrado. Si el incumplimiento persiste despues de un segundo aviso, la multa puede subir a $500 por empleado elegible. El Comisionado Laboral de California es quien hace cumplir estas sanciones.
Para un negocio con cinco empleados que no se registra a tiempo, eso puede significar $1,250 despues del primer aviso y $2,500 despues del segundo. Para un negocio con diez empleados, el doble. Confirme los montos exactos y el proceso de cumplimiento actual en calsavers.com o con su CPA, ya que los detalles del programa pueden actualizarse.
La buena noticia es que estas multas son completamente evitables. El programa le da un periodo de correccion antes de que la multa sea definitiva. Si usted actua ahora, no tiene que pagar nada.
Lo que muchos duenos de negocio no sabian
La mayoria de los duenos de negocio hispanos en el sureste de Los Angeles que todavia no estan registrados en CalSavers no lo estan porque no supieron, no porque hayan decidido ignorarlo. Las notificaciones originales del programa llegaron principalmente en ingles, los avisos del EDD no siempre llegan a la atencion del dueno del negocio, y CalSavers no es el tipo de tema que aparece en una conversacion ordinaria entre colegas.
Si ese es su caso, la situacion es corregible. El registro en calsavers.com se puede hacer ahora mismo. Lo que no conviene es esperar a diciembre para apurarse, porque configurar correctamente la deduccion en la nomina toma tiempo, y si tiene empleados que necesitan ser notificados y dados de alta, los plazos de 30 dias empiezan a contar desde que los agrega al sistema.
Preguntas frecuentes sobre CalSavers para empleadores en California
Quien debe registrarse en CalSavers?
A partir del 1 de enero de 2026, todos los empleadores en California con uno o mas empleados deben registrarse, a menos que ya ofrezcan un plan de jubilacion calificado y hayan certificado esa exencion en calsavers.com. Si contrato a su primer empleado a partir del 1 de enero de 2026, tiene hasta el 31 de diciembre de 2026 para registrarse. Confirme su situacion especifica en calsavers.com o con su CPA.
Que pasa si ya ofrezco un plan 401(k) u otro plan de jubilacion?
Usted esta exento de CalSavers, pero debe certificar esa exencion directamente en calsavers.com. No registrarse y no certificar puede resultar en multas aunque su negocio tenga un plan calificado. Confirme los requisitos de certificacion en calsavers.com o con su CPA.
Que tiene que hacer el empleador en CalSavers?
Registrarse en calsavers.com con su EIN y numero de cuenta del EDD, agregar a los empleados elegibles dentro de 30 dias, notificarlos para que puedan optar por no participar si lo desean, configurar la deduccion de nomina, y remitir las contribuciones al programa. El empleador no aporta dinero propio; las contribuciones salen del salario del empleado. Confirme los pasos exactos en calsavers.com.
Cual es la multa por no registrarse en CalSavers?
Segun informacion publica del programa, $250 por empleado elegible despues del periodo de correccion de 90 dias tras el primer aviso, y $500 por empleado si el incumplimiento continua despues del segundo aviso. El Comisionado Laboral de California hace cumplir estas sanciones. Confirme los montos actuales en calsavers.com o con su CPA.
Necesita ayuda para configurar CalSavers en su nomina?
Registrarse en calsavers.com es el primer paso y usted lo puede hacer directamente. El segundo paso, que es donde muchos negocios se atascan, es configurar correctamente la deduccion en su sistema de nomina y asegurarse de que las contribuciones se esten remitiendo y conciliando correctamente cada periodo.
J.P Bookkeeping trabaja con restaurantes, salones, negocios de limpieza, contratistas de construccion, y otros pequenos negocios en Downey, Norwalk, Compton, Paramount, Lynwood, y Bellflower. Servicio bilingue: ingles y espanol. Si todavia no esta registrado en CalSavers, si no sabe si su nomina esta configurada correctamente, o si sus libros necesitan ponerse al dia antes de fin de ano, una consulta gratuita de 30 minutos es el mejor lugar para empezar.
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Aviso legal: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Para planificacion fiscal, preguntas legales o cumplimiento regulatorio, consulte a un CPA con licencia o un abogado. La informacion refleja los requisitos de conocimiento publico al 8 de junio de 2026. Confirme las tarifas y umbrales actuales del IRS en irs.gov y ftb.ca.gov antes de declarar.