Aviso importante: Este articulo es orientacion general. No es asesoria legal ni fiscal. Para recomendaciones especificas sobre su situacion, consulte a un contador publico certificado (CPA).
Si acaba de contratar a su primer empleado en California, o planea hacerlo, hay cuatro cosas que debe entender sobre la nomina: el registro con el EDD (Employment Development Department), los cuatro impuestos estatales que debe retener o pagar, las fechas de deposito trimestrales, y y el requisito de CalSavers para empleadores con uno o mas empleados W-2. Cometer un error en cualquiera de estos puntos puede costarle multas significativas, incluso cuando los numeros del negocio van bien.
Para leer este articulo en ingles, visite California Payroll Bookkeeping Guide (English).
Registro con el EDD: el primer paso obligatorio
Cualquier negocio en California que pague salarios debe registrarse con el Employment Development Department. El plazo es de 15 dias a partir del momento en que pague mas de $100 en salarios en un solo trimestre del calendario. Para muchos negocios pequenos, eso sucede en el primer trimestre despues de contratar al empleado.
El registro se hace en linea a traves de EDD e-Services for Business en edd.ca.gov. El sistema le asigna un numero de cuenta de empleador de California. Este numero aparecera en todos sus formularios DE9 (reportes trimestrales), DE9C (reportes de salarios y retenciones), y confirmaciones de deposito. Sin este numero, el EDD no puede procesar sus reportes ni asociar sus pagos a su cuenta.
Una vez registrado, el EDD tambien le asignara una frecuencia de depositos: la mayoria de los negocios nuevos pequenos comienzan como "depositantes trimestrales", lo que significa que hacen un deposito de todos los impuestos retenidos una sola vez por trimestre, en la fecha de vencimiento del DE9. Si su nomina crece significativamente, la EDD puede reasignarle a una frecuencia mensual o semanal.
Los cuatro impuestos de nomina en California (2026)
En California, usted debe retener o pagar cuatro impuestos de nomina. Dos se retienen del salario del empleado (y usted los paga al estado en nombre del empleado). Dos son pagados por el negocio como gastos de empleador.
Impuestos que retiene del empleado:
SDI (State Disability Insurance): En 2026, la tasa es del 1.3%. Antes de 2024, este impuesto tenia un limite de salario anual, pero a partir de 2024 se elimino el limite. Ahora SDI se aplica a cada dolar de salario sin techo. Para un empleado que gana $80,000 al año, la diferencia es significativa.
Impuesto estatal de ingresos personales (PIT): El empleado completa un formulario DE4 para indicar cuanto impuesto desea retener (o si es exento). Las tasas y tablas de retenciones las publica el Franchise Tax Board (FTB). Usted retiene segun la tabla del FTB para la frecuencia de pago (semanal, quincenal, mensual).
Impuestos que paga el empleador:
UI (Unemployment Insurance): En 2026, los nuevos empleadores pagan una tasa del 3.4% sobre los primeros $7,000 anuales de cada empleado. Despues de 2 o 3 años, la tasa puede cambiar segun el historial de reclamaciones. Empleadores establecidos pueden pagar entre 1.5% y 6.2%.
ETT (Employment Training Tax): Una tasa fija del 0.1% sobre los primeros $7,000 anuales de cada empleado. Financia programas de capacitacion estatal.
Ademas de estos impuestos estatales, debe remitir los impuestos federales: Social Security (6.2% del empleador), Medicare (1.45% del empleador), y retener federal income tax segun las tablas del IRS. Si tiene dudas sobre como calcular, su proveedor de nomina (QuickBooks Payroll, Gusto, ADP, etc.) puede configurarlo correctamente si proporciona los datos de cada empleado.
Fechas de deposito: el calendario DE9 trimestrales
Los depositantes trimestrales (la mayoria de negocios pequenos nuevos) deben hacer un deposito de todos los impuestos retenidos en la fecha de vencimiento del DE9:
- Q1 (enero a marzo): vence el 30 de abril
- Q2 (abril a junio): vence el 31 de julio
- Q3 (julio a septiembre): vence el 31 de octubre
- Q4 (octubre a diciembre): vence el 31 de enero (del año siguiente)
Los depositos tardios llevan una penalidad del 10% a 15% del monto adeudado. Una sola fecha de deposito perdida en un trimestre, en un negocio pequeno, puede costar cientos de dolares en multas. Por eso es critico mantener un calendario de depositos y coordinar con su contador para que no se pierda una fecha.
CalSavers: nuevo requisito obligatorio para 2026
Desde enero de 2026, cualquier negocio en California con uno o mas empleados W-2 que no ofrezca un plan de retiro privado calificado (401(k), SIMPLE IRA, SEP IRA, etc.) debe estar registrado en CalSavers. Si contrato a su primer empleado despues del 1 de enero de 2026, tiene hasta el 31 de diciembre de 2026 para registrarse. Si ya tenia empleados antes de esa fecha, ya deberia estar inscrito. Verifique su estado en calsavers.com.
CalSavers es un plan de retiro automatico administrado por el estado. Los empleados pueden optar por no participar, pero el negocio debe registrarse y configurar las deducciones automaticas de nomina si cumplen con los criterios. La inscripcion se hace a traves del sitio web de CalSavers. Su contador puede ayudarle a determinar si esta obligado y como configurar el plan en su sistema de nomina.
Errores comunes en nomina de negocios California
No registrarse con el EDD a tiempo. Si ignora el plazo de 15 dias, el EDD puede imponer multas y reclamar todos los impuestos adeudados desde el momento en que contrato al empleado, con interes. La inscripcion cuesta cero dolares; la multa por no inscribirse es cara.
Depositos atrasados. Los depositantes trimestrales que pierden la fecha de vencimiento del DE9 incurren en una penalidad del 10% a 15% del deposito adeudado. En un trimestre modesto de nomina, eso puede ser $300 a $500.
DE9 que no coincide con los registros de nomina. Si el monto de salarios que reporta en el DE9 no coincide con sus libros, el EDD envia una noticia. Esa correspondencia inicia una revisión que puede escalar rapidamente. Una buena practica es reconciliar cada trimestre: los salarios en sus libros deben ser exactamente iguales a los salarios en el DE9, antes de presentar.
Confundir retenciones del empleado con gastos del empleador. Los impuestos que retiene (SDI, PIT) son dinero del empleado que usted sostiene en confianza. No son un gasto para el negocio. Si los mezcla en sus libros, sus balances de impuestos atrasados seran inexactos y sus depositos estaran equivocados.
No remitir federal income tax. Si bien este articulo se enfoca en impuestos estatales, tambien debe remitir los impuestos federales a tiempo. El IRS es diferente del EDD, pero ambos vigilan los pagos atrasados y ambos tienen poder de multa.
Salario minimo en California: $16.50 (2026)
El salario minimo de California en 2026 es $16.50 por hora para la mayoria de los empleadores. Algunas ciudades del sur de Los Angeles tienen salarios minimos locales mas altos: Los Angeles (ciudad) es $17.28 por hora. Si su negocio esta en Compton, Lynwood u otra ciudad incorporada, verifique si existe un minimo local diferente. Un negocio ubicado en dos ciudades diferentes puede estar sujeto a dos minimos diferentes simultaneamente.
Bajo pagar el minimo, incluso ligeramente, puede generar demandas de empleados y responsabilidad de recuperacion de salarios atrasados. Sus registros de nomina, que debe mantener bajo la Seccion 226 del Codigo Laboral de California, son la linea de base de documentacion.
QuickBooks para nomina en pequenos negocios
Jimmy, de J.P Bookkeeping, es un QuickBooks Advanced ProAdvisor con entrenamiento certificado para configurar nomina en QuickBooks Online y QuickBooks Desktop. Si planea llevar su nomina con QuickBooks, la configuracion inicial es critica: establecer las tasas correctas de 2026, vincular las retenciones a las cuentas adecuadas, y asegurar que cada deposito y DE9 se puedan reconciliar directamente con sus libros.
Muchos negocios pequenos usan QuickBooks pero dejan la nomina en un proveedor externo como Gusto o ADP. Eso esta bien siempre que la contabilidad refleje correctamente cada dolar retenido y cada deposito realizado. Lo que usted no puede permitirse es una brecha entre lo que su sistema de nomina dice y lo que sus libros muestran.
Cuando contratar a un contador para nomina
Si va a ejecutar nomina por su cuenta con software, debe tener una claridez absoluta sobre los cuatro impuestos, las fechas de deposito, y la reconciliacion trimestral. Si tiene dudas en cualquier punto, o si su nomina es irregular (empleados de tiempo parcial, variacion en horas, piezas de trabajo), contratar a un contador es una buena inversion. El costo de un error de deposito tardio (multa del 10-15%) es facilmente comparable al costo de un trimestre de contabilidad profesional.
J.P Bookkeeping maneja nomina y contabilidad para pequenos negocios en Downey, Norwalk, Compton, Paramount, Lynwood, y Bellflower. Atendemos en espanol e ingles. Ofrecemos:
- Coordinacion de registro con el EDD
- Asientos de diario de nomina completos
- Reconciliacion trimestral DE9
- Verificacion de retenciones de SDI e impuesto estatal
- Preparacion de W-2 a fin de año
- Inscripcion como representante autorizado ante el EDD para manejar presentaciones en su nombre
Si acaba de contratar a su primer empleado, ha recibido una notificacion del EDD, o no esta seguro de que sus registros de nomina sean correctos, reserve una consulta gratuita. Veremos su situacion actual, le dicho exactamente que necesita corregir, y le damos un estimado claro antes de comenzar cualquier trabajo. No hay compromisos ni precios vagos.
Para reservar, visite jpbookkeepingbusiness.com/appointments o llame al (323) 816-0517.
Aviso legal: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Para planificacion fiscal, preguntas legales o cumplimiento regulatorio, consulte a un CPA con licencia o un abogado. La informacion refleja los requisitos de conocimiento publico al 8 de junio de 2026. Confirme las tarifas y umbrales actuales del IRS en irs.gov y ftb.ca.gov antes de declarar.