Contabilidad para Organizacion Sin Fines de Lucro en California: Contabilidad por Fondos, Form 990, Exencion FTB y Nomina

Aviso importante: Este articulo es orientacion general sobre contabilidad, no asesoria legal ni fiscal. Consulte a un contador publico certificado (CPA) o abogado para orientacion especifica a su situacion y organizacion.

Dirigir una organizacion sin fines de lucro o una iglesia 501(c)(3) pequena en el sur del Condado de Los Angeles significa enfrentarse a obligaciones de contabilidad y presentacion de informes que la mayoria de las guias nacionales no mencionan. El Form 990 es solo una parte del panorama. California exige sus propios formularios anuales ante la Fiscalia General del Estado, independientes de cualquier presentacion ante el IRS. Los fondos provenientes de subvenciones y donaciones designadas deben rastrearse de una manera que demuestre que se respeto la intencion del donante. Si su organizacion compensa a un pastor o ministro, la ley fiscal para el clero agrega otra capa que un contador general puede no manejar correctamente. Y si sus libros estan atrasados, las penalidades son reales: la Fiscalia General puede revocar el registro de su organizacion, y el IRS puede revocar su estatus exento por falta de presentacion reiterada.

Esta guia cubre esos temas especificos para organizaciones sin fines de lucro pequenas e iglesias 501(c)(3) en Downey, Compton, Lynwood, South Gate, Huntington Park y las comunidades del sur y sureste del Condado de Los Angeles. Para leer este articulo en ingles, visite Nonprofit Bookkeeping California (English). Para contexto sobre nomina en California, consulte nuestra guia Nomina para pequenos negocios en California.

Contabilidad por Fondos: La Base de las Finanzas de una Organizacion Sin Fines de Lucro

La contabilidad por fondos es el sistema que diferencia la contabilidad de una organizacion sin fines de lucro de la contabilidad de un negocio con fines de lucro. En un negocio tradicional, todos los ingresos y gastos fluyen a traves de una sola corriente de utilidades. En una organizacion sin fines de lucro, los fondos se administran en grupos separados: cada fondo tiene su propio saldo y cada fondo puede tener restricciones especificas sobre como puede usarse.

Los dos tipos principales de fondos que su organizacion necesita rastrear por separado son:

• Fondos sin restricciones. Son los fondos que la junta directiva puede usar para cualquier proposito legitimo de la organizacion: gastos operativos generales, salarios, servicios publicos, suministros y otros costos de administracion. Las donaciones generales sin una designacion especifica del donante son fondos sin restricciones.
• Fondos restringidos. Son los fondos que un donante ha dado para un proposito especifico, y ese proposito especifico es el unico uso permitido de esos fondos. Una subvencion para programas de tutoria despues de la escuela solo puede pagar costos de ese programa. Una donacion designada para el fondo de construccion solo puede destinarse a gastos relacionados con el edificio. Usar fondos restringidos para cualquier otro proposito, aunque sea temporalmente, puede constituir una violacion del deber fiduciario bajo la ley de corporaciones sin fines de lucro de California.

En QuickBooks Online Plus, la funcion de Clases le permite etiquetar cada transaccion con una designacion de fondo. Configure una clase para cada fondo restringido (por ejemplo, "Subvencion: Programa Despues de Escuela 2026" o "Fondo de Construccion") y una clase separada para los fondos generales sin restricciones. Cada transaccion de ingreso se etiqueta con su clase al momento de registrarla. Cada gasto se etiqueta con el fondo del que proviene. QuickBooks genera entonces un informe de Perdidas y Ganancias por Clase que muestra exactamente cuanto dinero entro y salio de cada fondo, y cual es el saldo de cada proposito restringido. Ese informe es lo que un patrocinador de subvenciones requiere en su informe anual y lo que un auditor solicitara.

Muchas organizaciones pequenas mantienen todos los fondos en una sola cuenta bancaria y llevan la distincion restringido versus no restringido solo en la memoria del tesorero voluntario. Cuando ese tesorero se va y llega una persona nueva, la memoria institucional de que dolares estaban restringidos se va con ellos, y los libros se vuelven irrecuperables sin un proceso completo de puesta al dia.

Form 990 y FTB 3500: Sus Obligaciones de Reporte en California

Casi todas las guias nacionales sobre contabilidad para organizaciones sin fines de lucro se enfocan en el IRS: el Form 990-N, 990-EZ o el Form 990 completo. Esas presentaciones importan, pero para las organizaciones sin fines de lucro de California, son solo la mitad del panorama. California tiene su propio requisito de registro e informes anuales que es independiente de cualquier presentacion ante el IRS.

Obligaciones ante el IRS: cual Form 990 presenta su organizacion. Los requisitos de presentacion varian segun el nivel de ingresos de la organizacion; consulte con un contador con experiencia en organizaciones sin fines de lucro. Como referencia general: las organizaciones con ingresos brutos normalmente menores a $50,000 presentan el Form 990-N (e-Postcard), que es gratuito y se presenta en linea en IRS.gov. Las organizaciones con ingresos entre $50,000 y $200,000, o activos totales menores a $500,000, presentan el Form 990-EZ. Las organizaciones con ingresos superiores a $200,000 o activos de $500,000 o mas presentan el Form 990 completo. La falta de presentacion por tres anos consecutivos activa la revocacion automatica del estatus exento bajo el Procedimiento de Ingresos del IRS 2014-11.

Exencion estatal de California: FTB 3500 y FTB 3500A. Una organizacion puede tener el reconocimiento federal 501(c)(3) del IRS y aun asi deber el impuesto de franquicia de California si no ha solicitado y obtenido la exencion estatal por separado. El formulario FTB 3500 es la solicitud de exencion inicial ante el Franchise Tax Board. El FTB 3500A es para organizaciones que ya tienen reconocimiento federal y solicitan la exencion estatal basandose en ese reconocimiento. Verifique los requisitos actuales del FTB para la exencion estatal, ya que los procedimientos y umbrales se actualizan periodicamente.

Registro ante la Fiscalia General de California: RRF-1 y CT-TR-1. Toda organizacion caritativa que solicita o recibe contribuciones caritativas de residentes de California, o que esta registrada en el Registro de Fideicomisos Caritativos de la Fiscalia General, debe presentar el RRF-1 (Informe de Renovacion de Registro) anualmente. Las organizaciones con ingresos brutos anuales menores a $50,000 presentan el CT-TR-1 (Informe Anual del Tesorero) junto con el RRF-1 en lugar de un Form 990 del IRS. Las organizaciones con ingresos de $50,000 o mas presentan el RRF-1 junto con su Form 990-EZ o el Form 990 completo del IRS. Verifique los umbrales y requisitos actuales en oag.ca.gov, ya que la Fiscalia General los actualiza periodicamente. Ambos formularios vencen cuatro meses y quince dias despues del cierre del ano fiscal. Para una organizacion con ano fiscal al 31 de diciembre, eso significa el 15 de mayo del ano siguiente. La Fiscalia puede revocar el registro de una organizacion sin fines de lucro por incumplimiento.

Donaciones, Subvenciones y el Reconocimiento de Ingresos Restringidos

Cuando una organizacion sin fines de lucro recibe una donacion designada o una subvencion con condiciones, esos fondos no son simplemente ingresos. Son una obligacion de usar el dinero segun el proposito designado por el donante o patrocinador. El reconocimiento correcto de esos ingresos en los libros es lo que le permite demostrar el cumplimiento.

En la contabilidad de acumulacion para organizaciones sin fines de lucro, se distinguen dos tipos de activos netos con restricciones de donantes:

• Activos netos con restricciones temporales. Son fondos restringidos para un proposito especifico o para un periodo de tiempo especifico. Una vez que se cumple la restriccion (se completa el programa o vence el periodo), los fondos se liberan y se reclasifican como activos netos sin restricciones. En sus libros, esto se registra como una transferencia de la cuenta de activos netos con restricciones a la cuenta de activos netos sin restricciones.
• Activos netos con restricciones permanentes. Son fondos cuya restriccion principal nunca vence, como un fondo de dotacion donde el principal debe mantenerse intacto y solo los intereses o rendimientos pueden usarse. Estas restricciones permanentes son menos comunes en las organizaciones pequenas de SE Los Angeles, pero es importante conocer la distincion.

Cartas de reconocimiento para donantes: la regla de los $250. Bajo la Seccion 170(f)(8) del IRC, un donante no puede deducir ninguna contribucion en efectivo individual de $250 o mas a menos que la organizacion sin fines de lucro proporcione un reconocimiento escrito. El reconocimiento debe llegar al donante antes de la fecha de vencimiento de su declaracion de impuestos del ano de la donacion. La carta debe indicar el monto donado y si se proporcionaron bienes o servicios a cambio. Si no se proporcionaron bienes ni servicios, la carta debe declarar: "No se proporcionaron bienes ni servicios a cambio de esta contribucion." Si no tiene un sistema para rastrear que donaciones superaron los $250 y que cartas se enviaron, ese es un vacio en su configuracion contable que debe cerrarse antes de su proximo ciclo fiscal.

Donaciones en especie. Los bienes fisicos donados (alimentos para una despensa, suministros para un programa, muebles para un centro comunitario) se registran al valor razonable de mercado al momento de la donacion. Los servicios profesionales donados por un voluntario con licencia o credencial profesional (un contratista con licencia que dona trabajo de remodelacion, un CPA que dona una revision fiscal) tambien pueden registrarse al valor razonable de mercado, creando una entrada simetrica de ingreso por contribucion y gasto de programa. El tiempo de voluntarios generales (empacar cajas, montar eventos, limpiar instalaciones) no se registra como ingreso ni como gasto bajo las normas FASB para organizaciones sin fines de lucro.

Nomina para Empleados de Organizaciones Sin Fines de Lucro: Si, Pagan Nomina

Uno de los malentendidos mas comunes sobre las organizaciones sin fines de lucro es que el estatus exento de impuestos elimina las obligaciones de nomina. No es asi. Cualquier empleado que recibe compensacion de una organizacion sin fines de lucro es un empleado W-2 con las mismas obligaciones de nomina que aplican a cualquier empleador de California.

Las obligaciones de nomina para organizaciones sin fines de lucro de California incluyen:

• Retencion de impuesto federal sobre el ingreso. La organizacion retiene el impuesto federal sobre el ingreso de cada cheque de pago del empleado segun el formulario W-4 del empleado y las tablas de retencion del IRS.
• Impuestos FICA. La organizacion retiene la parte del empleado de los impuestos del Seguro Social y Medicare, y paga la parte del empleador correspondiente. El estatus exento de la organizacion no elimina las contribuciones FICA.
• Impuesto estatal sobre el ingreso de California. La organizacion retiene el impuesto estatal sobre el ingreso de California de cada cheque de pago segun el formulario DE 4 del empleado y las tablas del FTB.
• EDD y SDI. La organizacion presenta las declaraciones trimestrales del EDD (formularios DE 9 y DE 9C) e incluye las contribuciones al Seguro de Desempleo del Estado (SUI) y al Seguro de Incapacidad del Estado (SDI). Las organizaciones sin fines de lucro tienen opciones especificas bajo las reglas del EDD de California respecto a como cubren las reclamaciones de desempleo; consulte a un profesional de nomina o un CPA para determinar que opcion aplica a su situacion.

Si su organizacion compensa a un pastor, ministro u otro miembro del clero calificado, la Seccion 107 del IRC permite que una parte de esa compensacion se designe como asignacion de vivienda y se excluya del impuesto federal sobre el ingreso. Sin embargo, esa asignacion sigue sujeta al impuesto de trabajo por cuenta propia (SE tax). Esta es un area compleja del derecho fiscal para el clero. Consulte a un CPA o abogado fiscal especializado en impuestos del clero antes de establecer o modificar una asignacion de vivienda. La junta directiva debe designar formalmente la asignacion antes del inicio del ano fiscal o antes de que se incurra en el gasto de vivienda; una designacion retroactiva no califica.

CalSavers y Beneficios para Empleados de Organizaciones Sin Fines de Lucro

CalSavers es el programa obligatorio de ahorros para el retiro de California para empleadores que no ofrecen un plan de retiro calificado. Las organizaciones sin fines de lucro no estan exentas de este requisito. Si tiene uno o mas empleados W-2 y no patrocina ya un 401(k), SIMPLE IRA, SEP-IRA u otro plan calificado, esta obligado a registrarse en CalSavers e inscribir a los empleados elegibles.

El programa funciona deduciendo un porcentaje del cheque de pago de cada empleado inscrito y remitiendolo a una IRA administrada por el estado. El empleador no contribuye fondos propios; el costo para la organizacion es el tiempo administrativo de inscribir a los empleados y procesar las contribuciones en cada ciclo de nomina. Las penalidades por no inscribirse cuando se requiere van de $250 por empleado en los primeros 90 dias a $500 por empleado en caso de incumplimiento continuo.

Ademas de CalSavers, las organizaciones sin fines de lucro que cuentan con empleados deben considerar otros beneficios que afectan la nomina y la contabilidad:

• Seguro medico. Si la organizacion ofrece cobertura medica a los empleados, las primas pagadas por el empleador son un gasto deducible para la organizacion y generalmente no son ingreso gravable para el empleado. Las primas deben rastrearse separadamente en los libros para informes precisos del Form 990.
• Licencia por enfermedad pagada. California exige que los empleadores proporcionen licencia por enfermedad pagada a los empleados, incluyendo los de organizaciones sin fines de lucro. El acumulado y el uso de licencia por enfermedad deben registrarse en el sistema de nomina.
• Reembolsos de gastos. Los reembolsos de gastos de negocio a empleados bajo un plan responsable (accountable plan) no son ingreso gravable para el empleado. Un plan responsable requiere documentacion: el empleado presenta recibos y un informe de gastos con el proposito del negocio. Sin ese plan documentado, los reembolsos pueden convertirse en compensacion gravable.

Separacion de Fondos Restringidos y No Restringidos

La separacion de fondos restringidos y no restringidos no es una buena practica optativa. Es una obligacion legal. Usar fondos restringidos para cualquier proposito distinto al designado por el donante, aunque sea temporalmente, puede constituir una violacion del deber fiduciario bajo la ley de corporaciones sin fines de lucro de California. La Fiscalia General de California tiene autoridad para hacer cumplir las obligaciones fiduciarias de las organizaciones sin fines de lucro bajo la Seccion 12598 del Codigo de Gobierno.

Tecnicamente, una organizacion sin fines de lucro puede mantener fondos restringidos y no restringidos en una sola cuenta bancaria. Sin embargo, hacerlo hace casi imposible demostrar a los donantes, a los patrocinadores de subvenciones y a los organismos reguladores que los fondos restringidos se usaron para su proposito designado. La practica legalmente solida es rastrear los fondos restringidos y no restringidos como clases separadas en su sistema contable y, para subvenciones importantes, mantenerlos en cuentas bancarias dedicadas.

Como configurar esto en QuickBooks. QuickBooks Online Plus incluye la funcion de Clases que le permite etiquetar cada transaccion con una designacion de fondo. Configure una clase por fondo restringido y una clase para los fondos generales sin restricciones. El informe de Perdidas y Ganancias por Clase muestra exactamente cuanto entro y salio de cada fondo y cual es el saldo actual de cada proposito restringido. Ese informe es lo que el CT-TR-1 de California y el Form 990-EZ del IRS requieren en la estructura de activos netos: activos netos con restricciones de donantes (lo que antes se llamaba fondos temporalmente restringidos) y activos netos sin restricciones de donantes. Si su catalogo de cuentas esta configurado para un negocio con fines de lucro, esta correspondencia no existe y alguien tendra que reconstruirla manualmente al momento de presentar, lo cual es costoso y propenso a errores.

Si su organizacion ha heredado un archivo de QuickBooks configurado para un negocio con fines de lucro, el proceso de corregir la estructura de clases y reclasificar las transacciones pasadas es un trabajo de puesta al dia. Para conocer como funciona ese proceso, consulte nuestra guia de puesta al dia y limpieza de libros.

Recaudacion de Fondos: Que Es Ingreso Gravable y Que No

Las organizaciones 501(c)(3) estan exentas del impuesto federal sobre el ingreso en los ingresos relacionados con su mision exenta. Sin embargo, no todos los ingresos de una organizacion sin fines de lucro son automaticamente exentos. La distincion entre ingresos relacionados con la mision e ingresos no relacionados es importante para la contabilidad y para las obligaciones de presentacion.

Ingresos exentos tipicos. Las donaciones individuales, las subvenciones fundacionales, los ingresos de eventos de recaudacion de fondos directamente relacionados con la mision de la organizacion, y los ingresos por servicios de programa que la organizacion presta en cumplimiento de su proposito exento generalmente no estan sujetos al impuesto federal sobre el ingreso para una organizacion 501(c)(3).

Impuesto sobre el Ingreso No Relacionado con la Mision (UBIT). Si una organizacion sin fines de lucro genera ingresos de actividades que no estan sustancialmente relacionadas con su proposito exento, esos ingresos pueden estar sujetos al UBIT (Unrelated Business Income Tax). Por ejemplo, si una organizacion sin fines de lucro opera una cafeteria o una tienda comercial que vende productos al publico general sin relacion directa con su mision, los ingresos de esa actividad pueden ser gravables. El UBIT se reporta en el Formulario 990-T del IRS. Este es un area tecnica del derecho fiscal; consulte a un contador o abogado fiscal para determinar si las actividades generadoras de ingresos de su organizacion pueden estar sujetas al UBIT antes de asumir que estan exentas.

Eventos de recaudacion de fondos. Los eventos de recaudacion de fondos, como cenas de gala, rifas, torneos de golf y ventas de articulos, requieren un cuidado especial en la contabilidad. Cuando una organizacion vende entradas a un evento de recaudacion de fondos y los asistentes reciben algo de valor a cambio (una cena, un regalo), solo la parte que excede el valor razonable de mercado de lo recibido es una contribucion deducible para el donante. La organizacion debe informar a los asistentes del valor razonable de lo que reciben para que puedan calcular correctamente su deduccion. En los libros, los ingresos brutos del evento y los gastos directos del evento deben rastrearse por separado de otros ingresos de la organizacion.

Impuestos Estimados: Cuando una Organizacion Sin Fines de Lucro Paga Impuestos

La mayoria de las organizaciones 501(c)(3) no pagan impuesto federal sobre el ingreso en sus actividades relacionadas con la mision. Sin embargo, hay situaciones especificas en las que una organizacion sin fines de lucro puede deber impuestos y necesitar hacer pagos estimados.

UBIT y pagos estimados. Si su organizacion tiene ingresos sujetos al UBIT y ese ingreso gravable es suficientemente alto para generar una obligacion fiscal, puede estar obligada a hacer pagos de impuestos estimados al IRS durante el ano, similar a como un negocio con fines de lucro paga impuestos trimestrales estimados. Los pagos estimados federales se realizan usando el Formulario 8109 o el sistema EFTPS del IRS. Consulte a un contador o abogado fiscal para determinar si su nivel de ingresos UBIT requiere pagos estimados y cuales son los umbrales de puerto seguro aplicables.

Impuesto minimo de California para organizaciones exentas. Algunas organizaciones sin fines de lucro de California que aun no han obtenido la exencion FTB o cuya solicitud esta pendiente pueden deber el impuesto de franquicia minimo del estado. Verifique los requisitos actuales del FTB para la exencion estatal con un contador con experiencia en organizaciones sin fines de lucro de California.

Impuestos de nomina. Independientemente del estatus de exencion fiscal, las organizaciones sin fines de lucro con empleados deben depositar los impuestos de nomina federales (impuesto sobre el ingreso retenido, Seguro Social y Medicare) al IRS en los plazos requeridos segun el calendario de deposito de la organizacion (mensual o bisemanal). Los depositos de nomina estatales de California se realizan a traves del sistema e-Services for Business del EDD. Los depositos atrasados generan penalidades que se acumulan rapidamente, incluso para organizaciones con estatus exento.

Errores Comunes de Contabilidad en Organizaciones Sin Fines de Lucro

Despues de trabajar con organizaciones sin fines de lucro e iglesias en el sur del Condado de Los Angeles, los mismos errores de contabilidad aparecen con regularidad:

• Usar una plantilla de QuickBooks para negocios con fines de lucro. QuickBooks disenad para restaurantes y contratistas no tiene la estructura de categorias funcionales (Servicios de Programa, Administracion General y Recaudacion de Fondos) que requiere el Form 990. Cuando llega el momento de presentar, alguien tiene que reconstruir manualmente la clasificacion, lo cual es costoso y propenso a errores.
• Mezclar fondos restringidos y no restringidos sin separacion en el libro mayor. El efectivo llega todo a la misma cuenta y no hay registro de que subvenciones estaban restringidas. Cuando un auditor o patrocinador pide la rendicion de cuentas por fondo, no existe ninguna.
• No obtener la exencion FTB por separado del reconocimiento federal. La organizacion tiene el papel del IRS pero sigue debiendo el impuesto de franquicia de California porque nunca presento el FTB 3500 o 3500A.
• Perderse tres anos consecutivos del Form 990. La revocacion automatica del estatus exento por el IRS es un proceso administrativo: si no presenta por tres anos consecutivos, la revocacion es automatica. Reinstaurar el estatus exento requiere tiempo y dinero. Muchas organizaciones pequenas con tesoreros voluntarios caen en este patron sin darse cuenta.
• No emitir cartas de reconocimiento para donaciones de $250 o mas. El donante no puede reclamar la deduccion sin la carta. Si su organizacion no tiene un proceso para rastrear y enviar esas cartas, esta poniendo en riesgo la deduccion de sus donantes mas generosos.
• Clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas 1099. Si una persona trabaja regularmente para la organizacion, sigue sus politicas y procedimientos, y el trabajo es central para la mision de la organizacion, esa persona es probablemente un empleado W-2 bajo las reglas del IRS y del EDD de California. Clasificarla incorrectamente como contratista 1099 genera impuestos de nomina atrasados, interes y penalidades.
• No inscribirse en CalSavers cuando se requiere. Con uno o mas empleados W-2 y sin plan de retiro calificado, la falta de inscripcion acumula penalidades con el tiempo.

Preguntas Frecuentes

Servicios de Contabilidad para Organizaciones Sin Fines de Lucro en el Sur de Los Angeles

J.P Bookkeeping trabaja con organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3) pequenas e iglesias en Downey, Compton, Lynwood, South Gate, Huntington Park y las comunidades del sur y sureste del Condado de Los Angeles. Jimmy Paz es un QuickBooks Advanced ProAdvisor bilingue en espanol e ingles que entiende los requisitos del RRF-1 y CT-TR-1 de la Fiscalia General de California, la contabilidad por fondos, la separacion de fondos restringidos y no restringidos, la configuracion correcta de QuickBooks para organizaciones sin fines de lucro, y la nomina con asignacion de vivienda para el clero.

Si su archivo de QuickBooks esta configurado como un negocio con fines de lucro, sus fondos restringidos no estan rastreados correctamente, no esta seguro de si sus presentaciones RRF-1 estan al dia, o sus libros estan atrasados antes de una fecha limite de subvencion, una consulta gratuita es la manera mas rapida de saber donde esta parado y que se necesita para corregirlo. Reserve directamente en el enlace o llame al (323) 816-0517.

Aviso legal: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Esta guia proporciona informacion general con fines educativos. Para asesoria fiscal especifica, preguntas de cumplimiento regulatorio relacionadas con el FTB, el IRS, la Fiscalia General de California, la nomina del clero u otras obligaciones de las organizaciones sin fines de lucro, consulte a un CPA con licencia o abogado de California.