Contabilidad para Contratista General en California: Costeo por Proyecto, Salario Prevaleciente y Guia de Impuestos

Para leer este articulo en ingles, visite General Contractor Bookkeeping California (English).

Operar un negocio de contratacion general en California significa manejar un conjunto de decisiones financieras que son mas complejas que las que enfrenta la mayoria de los negocios pequenos. Usted tiene una licencia CSLB Clase B con su propia estructura de costos. Trabaja en multiples proyectos al mismo tiempo, cada uno con su propia mano de obra, materiales, subcontratistas y costos de equipo, y la rentabilidad de un trabajo no tiene nada que ver con la del que se ejecuta a su lado. Usa subcontratistas para trabajos especializados y debe reportarlos tanto al IRS como al EDD de California. En proyectos de obras publicas, aplican las reglas de salario prevaleciente y sus registros de nomina deben ser certificados y presentados ante el DIR. Lleva compensacion laboral para sus trabajadores de campo en nomina W-2. Y sus clientes retienen un porcentaje de retencion en cada factura de avance hasta que el trabajo este sustancialmente terminado.

Cada una de estas piezas tiene una consecuencia directa en la contabilidad. Si no lleva el registro de costos por proyecto, no puede ver cuales proyectos son rentables. Si la documentacion de sus subcontratistas no esta en orden, enfrenta penalizaciones por 1099 y posible aplicacion de sanciones por parte del EDD. Si registra la retencion de manera incorrecta, el saldo de sus cuentas por cobrar sobreestima lo que puede cobrar hoy. Y si sus libros no estan organizados en torno a la actividad real del proyecto, sus pagos estimados de impuestos trimestrales se basaran en numeros que no reflejan sus ingresos reales.

Esta guia cubre las decisiones contables mas importantes para los contratistas generales en Downey, Compton, Lynwood, Paramount y el Sur del Condado de Los Angeles que realizan remodelaciones residenciales, mejoras de locales comerciales y proyectos comerciales pequenos. Es orientacion contable general y no constituye asesoramiento legal ni fiscal. Para su situacion especifica, consulte a un CPA, a un abogado laboral de California o directamente a la agencia estatal correspondiente.

Licencia CSLB Clase B: Costos Deducibles y Que Registrar

La licencia de Contratista General de Construccion Clase B de California emitida por la Junta de Licencias de Contratistas del Estado (CSLB, por sus siglas en ingles) es un requisito previo para la mayoria de los trabajos de contratacion general en el estado. Los costos asociados con la obtencion y el mantenimiento de esa licencia son gastos ordinarios y necesarios del negocio y generalmente son deducibles en sus declaraciones federales y de California. Consulte a un CPA para el tratamiento especifico por entidad, ya que la deducibilidad puede depender de la estructura de su negocio y de como se clasifiquen los gastos.

Tarifas de licencia. Las tarifas de solicitud inicial, los honorarios de examen y las tarifas de renovacion bienal del CSLB son gastos deducibles del negocio. Registrelas en una cuenta de gastos dedicada, como "Licencias y Permisos", para que no queden enterradas en costos varios. Los montos de las tarifas del CSLB estan sujetos a cambios; verifique los calendarios de tarifas actuales en el sitio web del CSLB.

Fianza del contratista. California exige que los contratistas con licencia lleven una fianza de licencia de contratista. Las primas de fianza son deducibles. Si paga una prima de fianza anual, tratela como seguro prepagado y amortizuela a lo largo del periodo de la poliza en lugar de registrar el monto anual completo como gasto en el mes del pago. Esto mantiene precisas sus cifras de gastos mensuales.

Seguro de responsabilidad general y vehiculos comerciales. Las primas de seguro requeridas para operar como contratista con licencia (responsabilidad general, vehiculos comerciales para camiones de trabajo y vehiculos de equipo, y cualquier cobertura paraguas) son gastos deducibles del negocio. Mantenga estas primas en cuentas de gastos separadas por tipo para que pueda ver su costo total de administracion de riesgos y compararlo con los estandares de la industria al revisar sus estados financieros.

Educacion continua y cuotas de asociaciones gremiales. Los costos de educacion continua requerida para mantener las clasificaciones de licencia, asi como las cuotas de asociaciones gremiales relevantes para su negocio de contratacion, generalmente son gastos operativos deducibles. Registrelos separados de los costos generales de licencia.

El paso contable practico aqui es sencillo: use una categoria de gastos "Licencias, Fianzas y Seguros" en su catalogo de cuentas y dirija todos los costos relacionados con el CSLB ahi. Al momento de impuestos, su CPA tendra un subtotal limpio con el que trabajar, en lugar de tener que reconstruir lo que esta en gastos varios u otros rubros.

Costeo por Proyecto: El Nucleo de la Contabilidad para Contratistas Generales

El costeo por proyecto es la practica de registrar cada costo asociado con un proyecto especifico (mano de obra, materiales, subcontratistas, equipo y gastos generales) contra los ingresos de ese proyecto. Para un contratista general, el costeo por proyecto no es opcional. Es la unica forma de saber si un proyecto es rentable antes de cerrarlo.

Sin el costeo por proyecto, sus libros le muestran una imagen mezclada unica: total de ingresos entrantes, total de costos salientes, resultado neto al final. Si tiene cuatro trabajos en ejecucion simultanea, un trabajo rentable y uno que pierde dinero se promedian y no puede ver ninguno claramente. Puede mostrar un saldo bancario positivo mientras uno de sus proyectos activos se esta excediendo un 15 por ciento del presupuesto. Para cuando lo descubra, el trabajo ya cerro y la perdida quedo registrada.

Un reporte de costeo por proyecto para cada trabajo activo le muestra en tiempo real si el proyecto esta dentro del presupuesto, que categorias de costos se estan excediendo y si el presupuesto original fue preciso. Esa informacion le permite administrar el trabajo antes de que cierre.

Costos directos de mano de obra. Registre por separado los salarios de la mano de obra de campo para cada proyecto. En QuickBooks, asigna las horas de nomina a un trabajo al procesar la nomina o registrar el tiempo. La mano de obra directa son los salarios pagados a los trabajadores de campo que trabajan fisicamente en el proyecto, no al personal de oficina ni a los supervisores cuyo tiempo abarca multiples trabajos. Incluya los impuestos de nomina y la compensacion laboral sobre los salarios al calcular el costo real de mano de obra por trabajo, ya que esos costos son directamente proporcionales a las horas de trabajo de campo.

Costos de materiales. Madera, concreto, herrajes, accesorios y cualquier otro material comprado para un trabajo especifico debe asignarse a ese trabajo en el momento de la compra. Cuando pague una factura de proveedor, codifiquela al trabajo correcto en su software de contabilidad. Si una sola compra de materiales incluye articulos para varios trabajos, divida las partidas por trabajo al momento del registro. Los materiales codificados al trabajo equivocado distorsionan los reportes de costos de ambos trabajos y hacen que el analisis de rentabilidad por proyecto sea poco confiable.

Costos de subcontratistas. Los pagos a subcontratistas por un alcance especifico de trabajo (electrico, plomeria, tablaroca, y otros oficios especializados similares) son un costo directo del proyecto. Codifique cada pago a subcontratistas al trabajo al que pertenece. Los costos de subcontratistas frecuentemente representan un porcentaje significativo del costo total del proyecto en trabajos de contratacion general, por lo que codificarlos correctamente es esencial para reportes precisos de costeo. Mas sobre los requisitos de cumplimiento de subcontratistas en la seccion siguiente.

Costos de equipo y renta. El equipo propio usado en un proyecto tiene un costo de depreciacion y operacion que debe asignarse al proyecto. El equipo rentado (andamios, equipo de excavacion, elevadores y similares) debe codificarse directamente al trabajo al momento de la factura de renta. Registre la renta de equipo por separado de las compras de materiales en su catalogo de cuentas para que pueda ver su costo total de equipo como una linea distinta en sus reportes de costeo.

Asignacion de gastos generales. No todos los costos del negocio se vinculan directamente a un solo trabajo. La renta de su oficina, servicios publicos, honorarios de contabilidad, suministros de oficina y el tiempo del dueno gestionando multiples proyectos son costos generales que dan soporte al negocio en su conjunto. Algunos contratistas asignan los gastos generales a proyectos individuales usando una tasa predeterminada (un porcentaje del costo de mano de obra directa o una tasa de costo por hora de trabajo), lo que le da a cada trabajo una parte de los gastos generales que consumio. Otros registran los gastos generales por separado y los analizan a nivel del negocio en lugar de por trabajo. Cualquiera de los dos enfoques funciona, pero debe elegir uno y aplicarlo de manera consistente para que sus reportes de costeo por proyecto le den una comparacion equitativa entre proyectos.

Reportes de costeo por proyecto. Un reporte de costeo para un proyecto activo muestra el costo presupuestado frente al costo real hasta la fecha para cada categoria de costo. Cuando los costos reales superan los presupuestados en alguna categoria, esa es la senal para investigar: el presupuesto fue demasiado bajo, ocurrio un cambio de alcance sin orden de cambio, o el proyecto encontro condiciones inesperadas. Revisar estos reportes mensualmente para cada trabajo activo y compararlos con sus presupuestos originales es la practica de gestion financiera mas valiosa que puede adoptar un contratista general. Para mas informacion sobre el uso de QuickBooks para el costeo por proyecto, consulte nuestra guia QuickBooks para contratistas en California.

Reconocimiento de Ingresos: Porcentaje de Avance y Contrato Completado

La forma en que reconoce los ingresos de los contratos de construccion tiene consecuencias fiscales significativas, especialmente para proyectos que abarcan mas de un ano fiscal. Hay dos metodos principales, y cual aplica a su negocio depende de su tamano y la naturaleza de sus contratos.

Metodo de porcentaje de avance. Bajo este metodo, reconoce ingresos y gastos en proporcion a la cantidad del proyecto completada en cada periodo fiscal. Si un contrato vale $500,000 y ha completado el 40 por ciento del trabajo al cierre del ano, reconoce $200,000 de ingresos en ese ano fiscal. Este metodo mantiene su ingreso gravable sincronizado con la actividad real del proyecto y evita picos grandes de ingresos cuando los proyectos cierran.

Para contratos a largo plazo que abarcan multiples anos fiscales, el IRS generalmente exige a los contratistas mas grandes que usen el metodo de porcentaje de avance. Los umbrales aplicables y las reglas de estructura del negocio estan sujetos a cambios; confirme los requisitos actuales con un CPA que trabaje con contratistas.

Metodo de contrato completado. Bajo este metodo, difiere todos los ingresos y gastos de un proyecto hasta que el proyecto este sustancialmente completo. Los ingresos y costos se reconocen en el ano fiscal en que cierra el proyecto, independientemente de cuanto tiempo duro. Este metodo puede ser ventajoso para los contratistas mas pequenos porque difiere el ingreso gravable, pero tambien puede crear picos grandes de ingresos en el ano en que varios proyectos cierran simultaneamente.

Los contratistas mas pequenos que esten por debajo del umbral aplicable de ingresos brutos pueden calificar para usar el metodo de contrato completado bajo lo que se conoce comunmente como la excepcion para contratistas pequenos. El umbral de ingresos brutos y los criterios especificos de calificacion estan sujetos a cambios y dependen de la estructura de su negocio y el historial de ingresos. Consulte a un CPA para determinar que metodo aplica a su negocio y si la excepcion para contratistas pequenos esta disponible para usted. Usar el metodo de reconocimiento de ingresos equivocado puede resultar en impuestos atrasados, intereses y penalizaciones en declaraciones enmendadas.

En sus libros. Independientemente del metodo fiscal que su CPA determine que aplica a usted, su contabilidad diaria debe registrar los ingresos y costos del proyecto con precision a medida que ocurren. Su CPA ajusta para el metodo fiscal apropiado al cierre del ano. Su responsabilidad es asegurarse de que los datos a nivel de proyecto esten limpios.

Subcontratistas: 1099-NEC, DE 542, AB5 y Riesgo de Compensacion Laboral

La mayoria de los contratistas generales usan subcontratistas para alcances especializados: electrico, plomeria, HVAC, azulejo, tablaroca y otros oficios que estan fuera de la fuerza laboral directa del contratista general. Gestionar el cumplimiento de los subcontratistas es una de las areas de mayor riesgo en la contabilidad para contratistas porque las consecuencias de hacerlo mal (penalizaciones del IRS, aplicacion de sanciones por el EDD, responsabilidad por compensacion laboral) son significativas y acumulativas.

Presentacion del formulario 1099-NEC. Si le paga a un subcontratista que es propietario unico, LLC de un solo miembro o sociedad $600 o mas en un ano calendario, esta obligado a emitir un formulario 1099-NEC a ese subcontratista antes del 31 de enero del ano siguiente y a presentar el formulario resumen 1096 correspondiente ante el IRS. Obtenga un formulario W-9 completado de cada subcontratista antes de emitir su primer pago. El W-9 le proporciona el nombre legal, el tipo de entidad comercial, la direccion y el EIN o SSN que necesita para preparar el 1099 con precision. Intentar recopilar los W-9 despues del hecho al cierre del ano es ineficiente y frecuentemente queda incompleto. Establezca una politica clara: sin pago hasta que el W-9 este archivado.

Reporte de nuevo contratista DE 542 de California. California le exige reportar a los nuevos contratistas independientes al EDD de California (Departamento de Desarrollo del Empleo) mediante el Formulario DE 542 dentro de los 20 dias posteriores a firmar un contrato por $600 o mas, o realizar un pago de $600 o mas, lo que ocurra primero. Este es un requisito especifico de California adicional a la obligacion federal del formulario 1099. Consulte directamente al EDD para conocer los requisitos actuales del DE 542, las instrucciones de presentacion y los umbrales aplicables, ya que estas reglas estan sujetas a cambios. Para mas detalle sobre este proceso, vea nuestra guia DE 542 para contratistas en California.

AB5 y la exencion para contratistas de construccion. La ley AB5 de California impone una prueba ABC estricta para la clasificacion de trabajadores. En la construccion, existe una exencion especifica para subcontratistas que tienen una licencia CSLB valida en la clasificacion apropiada para el trabajo que realizan. Si un subcontratista tiene una licencia CSLB valida para su alcance de trabajo, puede calificar para la exencion de la prueba ABC de AB5. Sin embargo, la exencion es estricta y depende de los hechos especificos. Un subcontratista que tiene una licencia CSLB pero trabaja exclusivamente para su empresa, bajo su horario, con su equipo y bajo su supervision directa, puede no cumplir con todas las condiciones de la exencion. Si tiene alguna duda sobre si una relacion con un subcontratista califica para la exencion de contratista de construccion, consulte a un abogado laboral de California antes de tratar a ese trabajador como subcontratista 1099. El costo de la clasificacion incorrecta (impuestos de nomina atrasados, penalizaciones del EDD y responsabilidad por compensacion laboral) es mucho mayor que el costo de una asesoria adecuada desde el principio.

Compensacion laboral y riesgo de clasificacion incorrecta. El riesgo de cumplimiento mas comun en la construccion de California es clasificar incorrectamente a los trabajadores de campo como subcontratistas 1099 para evitar el costo del seguro de compensacion laboral y los impuestos de nomina. Si un trabajador que clasifica como subcontratista 1099 se lesiona en su sitio de trabajo y posteriormente el WCAB (Junta de Apelaciones de Compensacion Laboral) o el EDD determina que es un empleado mal clasificado, usted es responsable por el reclamo de compensacion laboral, las primas atrasadas y las penalizaciones como si hubieran estado en su nomina todo el tiempo. La compensacion laboral de California es obligatoria para todos los empleados W-2. Antes de clasificar a cualquier trabajador de campo como subcontratista 1099, confirme que cumple con el estandar AB5 aplicable y que tiene la licencia CSLB apropiada para su alcance. Documente la base de su clasificacion y conservela en el expediente de cada relacion con subcontratistas.

Salario Prevaleciente: Nomina Certificada y Cumplimiento con el DIR

Si realiza trabajos en proyectos de obras publicas en California (construccion, modificacion, demolicion, instalacion o trabajos de reparacion bajo contrato con una agencia gubernamental estatal o local), aplican las leyes de salario prevaleciente de California. El salario prevaleciente establece la tarifa minima que debe pagar a los trabajadores en esos proyectos, por oficio y clasificacion, y la tarifa varia por condado y clasificacion. El Departamento de Relaciones Industriales de California (DIR) publica las determinaciones de salario prevaleciente y administra su cumplimiento.

Que activa el salario prevaleciente. Los proyectos de obras publicas son generalmente cualquier proyecto financiado total o parcialmente por una agencia gubernamental estatal o local, o realizados en propiedad publica. Las remodelaciones residenciales privadas y las mejoras de locales comerciales privados sin financiamiento publico no activan el salario prevaleciente. Sin embargo, si un proyecto involucra alguna agencia publica, financiamiento de redesarrollo, financiamiento federal o financiamiento mixto publico-privado, el analisis es mas complejo. Verifique el estado de salario prevaleciente de cualquier proyecto con el propietario del mismo y con el DIR antes de comenzar el trabajo. No pagar el salario prevaleciente cuando aplica resulta en responsabilidad por salarios atrasados, penalizaciones civiles sustanciales y posible inhabilitacion para futuros proyectos de obras publicas. Consulte al DIR para conocer los requisitos actuales de salario prevaleciente aplicables a su proyecto, ubicacion y clasificaciones de oficio especificos.

Registros de nomina certificada. En los proyectos de obras publicas, esta obligado a enviar registros de nomina certificada al sistema de cumplimiento en linea del DIR (actualmente el sistema de reporte de nomina de obras publicas del DIR). Los registros de nomina certificada documentan el nombre de cada trabajador, clasificacion, horas trabajadas y salarios pagados en el proyecto para cada periodo de pago. Estos registros son independientes de sus registros regulares de nomina y deben seguir el formato requerido por el DIR. Conserve copias de todos los registros de nomina certificada durante el periodo de retencion especificado por el DIR. El papel de su contador es asegurarse de que la nomina del proyecto se registre por clasificacion y que los registros generados por su sistema de nomina sean suficientemente precisos para soportar el reporte de nomina certificada. Si su sistema de nomina no produce reportes de nomina certificada en el formato requerido por el DIR, una herramienta de nomina dedicada para la construccion o su CPA pueden cubrir esa brecha. Para mas detalles sobre la nomina de California, consulte nuestra guia nomina para pequenos negocios en California.

Separar los trabajos de salario prevaleciente en sus libros. Mantenga los costos de los proyectos de salario prevaleciente en cuentas de costeo separadas de su trabajo privado. Las tarifas de salario prevaleciente generalmente son mas altas que los salarios de mercado para las mismas clasificaciones, por lo que mezclar los costos de trabajos de salario prevaleciente y privados en las mismas cuentas distorsiona sus metricas de costo por hora de trabajo y dificulta presupuestar con precision proyectos futuros. Registre por separado la nomina de salario prevaleciente, las presentaciones de nomina certificada y cualquier beneficio especifico de salario prevaleciente o contribuciones de prestaciones complementarias para cada proyecto de obras publicas.

Compensacion Laboral: Cobertura, Clasificacion y Seguimiento de Costos

California exige el seguro de compensacion laboral para todos los empleados W-2. Para un contratista general con trabajadores de campo, la compensacion laboral es uno de sus costos de seguro mas grandes y una de las obligaciones de cumplimiento mas importantes que tiene.

Calculo de la prima. Las primas de compensacion laboral se calculan como una tasa aplicada al total de la nomina, donde la tasa varia segun la clasificacion del trabajo (la techumbre tiene una tasa mas alta que la carpinteria de acabados, por ejemplo). La auditoria anual de primas al renovar la poliza ajusta sus primas en funcion de su nomina real y la mezcla de clasificaciones del ano. Si sus trabajadores de campo estan codificados en clasificaciones de menor riesgo que las que realmente realizan, la auditoria resultara en un ajuste de prima y posibles penalizaciones por auditoria. Codifique con precision la clasificacion de cada trabajador y mantenga esa clasificacion actualizada cuando los trabajadores asuman diferentes alcances de trabajo.

Incluya la compensacion laboral en su tasa de mano de obra cargada. Cuando presupuesta trabajos y elabora presupuestos de proyectos, el costo real de un trabajador de campo no es solo su tarifa por hora. Es el salario mas los impuestos de nomina (seguro social y Medicare del lado del empleador, desempleo federal y de California) mas la prima de compensacion laboral. Para un trabajador que gana $30 por hora, el costo total de mano de obra cargada puede ser de $36 a $40 o mas dependiendo de la clasificacion y la tasa de compensacion laboral. Si sus presupuestos se basan en tarifas de salario base, esta subestimando el costo de mano de obra en cada trabajo.

Certificados de compensacion laboral de subcontratistas. Obtenga un Certificado de Seguro que muestre la cobertura actual de compensacion laboral de cada subcontratista antes de que pise su sitio de trabajo. Si un subcontratista no lleva compensacion laboral y uno de sus trabajadores se lesiona en su proyecto, es posible que su propia poliza de compensacion laboral deba cubrir ese reclamo. Conserve los certificados de seguro de cada subcontratista activo y establezca recordatorios en el calendario para obtener certificados actualizados antes de cada fecha de renovacion de poliza.

Retencion: Registrar lo que Ha Ganado pero Aun No Puede Cobrar

La retencion es la parte de cada factura de avance que el propietario del proyecto retiene hasta que el proyecto este sustancialmente completo. En proyectos de remodelacion residencial y mejora de locales comerciales en California, el porcentaje retenido es tipicamente del 5 al 10 por ciento de cada factura de avance, aunque el monto especifico lo establece su contrato. La retencion existe para darle al propietario apalancamiento para asegurarse de que el proyecto se complete segun las especificaciones antes de liberar el pago final.

Como registrar la retencion en sus libros. Cuando emite una factura de avance, registre el monto total facturado como cuentas por cobrar, porque ha ganado y facturado el monto total. Luego mueva la parte de retencion retenida de cuentas por cobrar a una cuenta de activo separada en el balance general llamada "Retencion por Cobrar". La entrada separa lo que el propietario esta pagando ahora de lo que se retiene hasta la terminacion.

Cuando el propietario hace un pago de avance (el monto total de la factura menos la retencion), aplique ese pago a cuentas por cobrar. El saldo de Retencion por Cobrar continua creciendo con cada factura de avance hasta que el proyecto alcanza la terminacion sustancial. En ese punto, el propietario libera la retencion y usted cobra el reteno acumulado en un pago final o como parte del ciclo de facturacion final.

Por que es importante la separacion. Si registra la retencion como parte de las cuentas por cobrar regulares sin separarla, el saldo de sus cuentas por cobrar sobreestima lo que puede cobrar realmente en el corto plazo. Sus proyecciones de flujo de caja seran imprecisas porque esta contando los montos retenidos como cobrables actuales cuando no lo son. La separacion mantiene sus estados financieros honestos sobre el momento de cobro del efectivo y le ayuda a gestionar el capital de trabajo en proyectos de varios meses donde la retencion puede acumularse a un monto significativo.

Retencion y derechos de gravamen mecanico. Los derechos de gravamen mecanico de California (mechanic's lien) requieren que se sirvan avisos preliminares adecuados dentro de plazos especificos antes de poder registrar un gravamen para proteger su derecho al pago. Si bien la presentacion de un gravamen mecanico es una cuestion legal para un abogado de construccion y no un tema contable, su gestion de cuentas por cobrar (saber especificamente que facturas estan pendientes, que montos de retencion se adeudan por proyecto y cuanto tiempo llevan pendientes) es la base operativa para saber cuando puede estar acercandose una fecha limite de gravamen. Mantenga reportes de antiguedad por proyecto, no solo por cliente, y marque los saldos vencidos por trabajo. Si el propietario de un proyecto tarda en liberar la retencion despues de la terminacion sustancial, consulte a un abogado de construccion sobre sus derechos de gravamen antes de que venza el plazo de presentacion. Consulte a un abogado de construccion para cualquier cuestion relacionada con gravamenes; esto no es asesoramiento legal.

Depreciacion de Equipo y Vehiculos

Los contratistas generales poseen y operan equipo de capital: camiones, remolques, montacargas, compresores y otros activos pesados cuya vida util es mayor a un solo ano fiscal. El tratamiento fiscal de estos activos implica decisiones (Seccion 179, depreciacion adicional, MACRS) que pueden afectar significativamente sus deducciones anuales, pero la eleccion correcta depende de su situacion fiscal especifica y requiere analisis. Coordine estas decisiones con su CPA antes de hacer elecciones que son dificiles de revertir.

Registro de activos fijos. Mantenga un registro de activos fijos que liste cada pieza de equipo propio y cada vehiculo: fecha de compra, precio de compra, fecha de puesta en servicio, marca y modelo o descripcion, y el metodo y calendario de depreciacion que esta usando. Este registro soporta sus estados financieros, le ayuda a calcular el gasto de depreciacion preciso cada ano y le proporciona la documentacion que necesita si el IRS o el FTB (Junta de Impuestos de Franquicia de California) cuestiona sus deducciones de depreciacion. Actualicelo cada vez que adquiera un nuevo activo, deseche uno viejo o realice una mejora de capital a un activo existente.

Deduccion de la Seccion 179. La Seccion 179 del Codigo de Impuestos Internos permite a los negocios deducir el costo total del equipo calificado en el ano en que se pone en servicio, hasta un limite anual en dolares. Para un contratista que compra un camion nuevo o una pieza de equipo pesado, la Seccion 179 puede producir una deduccion grande en el ano de la compra. Sin embargo, el limite anual, los umbrales de eliminacion gradual y la limitacion de ingresos del negocio significan que la deduccion no es ilimitada y puede no ser totalmente utilizable en todos los anos. Consulte a un CPA antes de hacer una eleccion de la Seccion 179.

Depreciacion adicional y la no conformidad de California. La ley federal ha permitido un porcentaje de depreciacion adicional (bonus depreciation) sobre la propiedad calificada puesta en servicio en un ano determinado. California no se conforma con la depreciacion adicional federal, lo que significa que su deduccion de depreciacion estatal de California puede diferir materialmente de su deduccion federal para el mismo activo en el mismo ano. Esto crea un ajuste de depreciacion de California que su CPA tendra en cuenta en su declaracion estatal. La implicacion practica en la contabilidad es que puede necesitar llevar dos calendarios de depreciacion para California (uno para fines federales y otro para el estado) para activos adquiridos en anos en que aplico la depreciacion adicional. Coordine con su CPA para asegurarse de que sus libros y declaraciones fiscales esten alineados.

MACRS para vehiculos y equipo. Bajo el Sistema Modificado de Recuperacion Acelerada de Costos (MACRS, por sus siglas en ingles), los activos se deprecian durante un periodo de recuperacion definido por clase de activo (5 anos para la mayoria de los vehiculos, 7 anos para la mayoria del equipo, por ejemplo) usando las tablas del IRS. MACRS es el metodo predeterminado cuando no se elige la Seccion 179 o la depreciacion adicional o no cubre totalmente el costo del activo. Su registro de activos fijos debe llevar el seguimiento de la clase MACRS, el periodo de recuperacion y la depreciacion acumulada de cada activo capitalizado.

Vehiculos usados para fines personales. Si algun vehiculo de trabajo se usa para viajes personales, debe registrar el porcentaje de uso comercial y limitar las deducciones en consecuencia. Los vehiculos de uso mixto estan sujetos a reglas adicionales de propiedad listada bajo la ley federal. Lleve un registro de kilometraje o use seguimiento basado en GPS para cualquier vehiculo que pueda tener uso mixto.

Pagos Trimestrales Estimados de Impuestos: IRS y Calendario de Pagos del FTB

Si opera su negocio de contratacion como propietario unico, LLC de un solo miembro, sociedad o corporacion S, debe pagar impuestos estimados trimestrales tanto al IRS como a la Junta de Impuestos de Franquicia de California (FTB). Estos son pagos anticipados hacia su obligacion de impuesto sobre la renta anual, calculados en base a su ingreso neto esperado para el ano.

Calendario de pagos federales (IRS): 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del ano siguiente. Su pago federal estimado se basa en su ingreso neto esperado del negocio (ingresos del contrato reconocidos bajo su metodo aplicable, menos los costos deducibles del proyecto, nomina, depreciacion de equipo, seguros, gastos de oficina y otros costos operativos).

Calendario de pagos de California (FTB): 15 de abril, 15 de junio y 15 de enero del ano siguiente. California usa un calendario de pagos 30/40/0/30: el 30 por ciento de su obligacion tributaria anual estimada de California vence el 15 de abril, el 40 por ciento vence el 15 de junio, no hay pago en septiembre y el 30 por ciento restante vence el 15 de enero. No hay pago estimado de California en septiembre. Esto es diferente al calendario federal, y los contratistas que configuran sus recordatorios trimestrales basandose en el calendario del IRS frecuentemente no reconocen el patron diferente de California.

Por que el costeo por proyecto preciso alimenta estimaciones de impuestos precisas. Sus montos de pago estimados trimestrales son tan precisos como sus libros. Si los costos del proyecto no estan codificados a los proyectos y periodos correctos, sus cifras de ingreso neto son incorrectas. Si la depreciacion de su equipo no esta registrada, el ingreso esta sobreestimado y pagara impuestos estimados de mas. Si la retencion no esta separada de las cuentas por cobrar regulares, el momento de reconocimiento de sus ingresos puede estar desalineado. Los libros limpios estructurados en torno a la actividad real del proyecto le dan las cifras de ingreso neto que necesita para calcular los montos trimestrales correctos y evitar penalizaciones por pago insuficiente. Las penalizaciones por pago insuficiente aplican tanto en el lado federal como en el de California si sus pagos trimestrales quedan por debajo de los umbrales minimos. Consulte a un CPA para calcular los montos de pago de puerto seguro apropiados para su situacion.

CalSavers. Si tiene uno o mas empleados W-2 y no ofrece un plan de jubilacion patrocinado por el empleador que califique (un 401(k), SEP-IRA o Simple IRA), esta obligado a inscribirse en el programa CalSavers de California. CalSavers aplica desde el momento en que tiene al menos un empleado W-2, sin umbral minimo de numero de empleados. Las contribuciones de los empleados se descuentan de los salarios y se remiten a CalSavers. Los empleados pueden optar por no participar individualmente, pero usted debe tener el programa activo. No inscribirse activa penalizaciones progresivas del Departamento de Relaciones Industriales de California. Para mas detalles sobre CalSavers, vea nuestra guia CalSavers para empleadores en California.

Preguntas Frecuentes

Servicios de Contabilidad para Contratistas Generales en el Sur de Los Angeles

J.P Bookkeeping trabaja con contratistas generales y pequenos negocios de construccion en Downey, Compton, Lynwood, Paramount y el Sur del Condado de Los Angeles. Jimmy Paz es un QuickBooks Advanced ProAdvisor bilingue en ingles y espanol. Entiende la estructura financiera en la que se basan los contratistas: costeo por proyecto, reconocimiento de ingresos en contratos a largo plazo, cumplimiento del 1099-NEC y DE 542 para subcontratistas, seguimiento de nomina certificada de salario prevaleciente, separacion de retencion por cobrar, depreciacion de equipo y cumplimiento de CalSavers para contratistas con personal de campo.

Si los costos de sus proyectos no estan registrados por trabajo, la documentacion de sus subcontratistas esta incompleta, la retencion esta mezclada con las cuentas por cobrar regulares, o no esta seguro de que metodo de reconocimiento de ingresos aplica a sus contratos, una consulta gratuita es la forma mas rapida de estructurar correctamente sus libros. Reserve directamente en el enlace o llame al (323) 816-0517.

J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni despacho de abogados. Para planeacion fiscal compleja, estrategia de depreciacion, elecciones de reconocimiento de ingresos, cumplimiento de salario prevaleciente o preguntas sobre clasificacion de empleo, consulte a un CPA con licencia o a un abogado de California.

Para mas informacion sobre temas relacionados, consulte nuestra guia de nomina para pequenos negocios en California para la configuracion de nomina y los requisitos de declaraciones trimestrales, y nuestra guia de QuickBooks para contratistas en California para la configuracion del costeo por proyecto en QuickBooks.