Contabilidad para Servicio de Mantenimiento en California: Umbral CSLB, Impuestos Handyman y Guia para el Sureste de Los Angeles

Para leer este articulo en ingles, visite Handyman Bookkeeping California (English).

Trabajar en mantenimiento y reparaciones en el sureste del Condado de Los Angeles parece sencillo sobre el papel: llega, arregla el problema, cobra. Pero lo que hay por debajo, los impuestos, los formularios y las reglas del estado de California, es mas complicado de lo que la mayoria de los trabajadores de mantenimiento espera cuando empieza a trabajar por su cuenta.

California tiene un umbral por trabajo que determina si puede operar legalmente sin licencia del CSLB. El impuesto sobre trabajo independiente le cae mas fuerte a los propietarios unicos de lo que muchos se imaginan antes de presentar su primer Anexo C. El IRS exige un registro de kilometraje para respaldar las deducciones de vehiculo, y la mayoria de quienes no lo llevan pierden la deduccion completa ante cualquier revision. Si contrata a un ayudante, aunque sea una sola persona, las obligaciones de CalSavers y de compensacion para trabajadores aplican desde el primer dia. Y la pregunta de si debe cobrar impuesto sobre ventas por los materiales que factura a sus clientes la decide el CDTFA segun como estructura sus facturas, no segun como usted supone que deberian tratarse.

Nada de esto es imposible de manejar, pero requiere una estructura contable que se ajuste a como funciona realmente el trabajo de mantenimiento: trabajo por trabajo, ciudad por ciudad, con mucho manejo entre medias. Esta guia cubre las decisiones financieras y de cumplimiento que mas importan para los negocios de servicio de mantenimiento en Downey, Lynwood, Paramount, South Gate, Huntington Park, Compton, Bellflower, Norwalk y las comunidades del sureste del Condado de Los Angeles.

Esta guia es orientacion contable y fiscal general. No es asesoramiento legal ni fiscal. Para su situacion especifica, consulte a un CPA, a un abogado laboral de California o directamente a la agencia estatal correspondiente.

El Umbral del CSLB: Lo que Significa para los Trabajadores de Mantenimiento sin Licencia

La ley de California exige una licencia de la Junta de Licencias de Contratistas del Estado (CSLB, por sus siglas en ingles) para cualquier contratista que realice trabajos cuyo valor combinado de mano de obra y materiales supere un umbral establecido en un solo trabajo. Al momento de redactar esta guia, ese umbral era de $500 por trabajo. Verifique el umbral actual en cslb.ca.gov antes de depender de cualquier cifra que haya visto impresa o en linea.

Los trabajadores de mantenimiento que mantengan cada trabajo individual por debajo del umbral pueden operar sin licencia CSLB y se les conoce comunmente como handymen sin licencia. Esta es una forma legal de operar en California, siempre que cada trabajo se mantenga por debajo del limite y usted no se anuncie ni se presente como contratista con licencia.

El umbral aplica por trabajo, no por cliente ni por semana. Un cliente que lo llama cada dos semanas para una serie de reparaciones pequenas no cuenta como un solo trabajo; cada visita es separada. Pero si el alcance de un solo trabajo, aunque sea un acuerdo verbal informal, supera el umbral en total de mano de obra y materiales, el requisito de licencia del CSLB aplica. Tomar un trabajo que cruza esa linea sin licencia lo expone a responsabilidad civil y penal, y puede anular cualquier contrato que haya firmado. El riesgo no es teorico: el CSLB aplica activamente el umbral.

Operar por debajo del umbral no lo exime del impuesto sobre la renta. Cada dolar que gana como trabajador de mantenimiento, tenga o no licencia, es ingreso gravable. Esta obligado a registrar sus ingresos y gastos deducibles, presentar un Anexo C federal y pagar el impuesto sobre trabajo independiente sobre el ingreso neto. El umbral del CSLB determina si necesita licencia. No tiene ninguna incidencia en su obligacion ante el IRS ni ante el FTB de California.

Para la estructura contable que aplica a los contratistas con licencia que toman trabajos de mayor envergadura, consulte la guia relacionada sobre contabilidad para contratistas en California y la guia de contabilidad para contratistas generales.

Estructura del Negocio: Propietario Unico, LLC y el Anexo C

La mayoria de los trabajadores de mantenimiento en California operan como propietarios unicos. Esta es la estructura predeterminada si trabaja por su cuenta y no ha presentado documentos de constitucion ante el estado. Como propietario unico, reporta los ingresos y gastos de su negocio en el Anexo C de su declaracion federal de impuestos sobre la renta personal. El ingreso neto del Anexo C esta sujeto tanto al impuesto federal sobre la renta a su tasa marginal como al impuesto sobre trabajo independiente, que es la parte combinada del empleador y el empleado del Seguro Social y Medicare. La tasa del impuesto sobre trabajo independiente es del 15.3 por ciento sobre las ganancias netas hasta la base salarial del Seguro Social, con la parte de Medicare continuando mas alla de ese limite. Puede deducir la mitad del impuesto sobre trabajo independiente pagado al calcular su ingreso bruto ajustado, lo que proporciona un alivio parcial.

La deduccion de ingreso de negocio calificado (QBI, por sus siglas en ingles), disponible bajo la ley federal actual, permite a los propietarios unicos y entidades de transferencia elegibles deducir hasta el 20 por ciento del ingreso de negocio calificado del ingreso gravable, sujeto a limites de ingresos y otras restricciones. Para un trabajador de mantenimiento que opera como propietario unico con ingreso neto moderado, la deduccion QBI puede ser significativa. Confirme su elegibilidad y calcule la deduccion correctamente con un CPA, porque las reglas sobre negocios de servicios y los limites de ingresos afectan si califica y cuanto puede deducir.

Una LLC de un solo miembro es una opcion comun para quienes quieren proteccion de responsabilidad sin asumir la carga administrativa de una corporacion. Para efectos fiscales, una LLC de un solo miembro se trata como una entidad ignorada por defecto, lo que significa que tributa de manera identica a una propiedad unica en el Anexo C. La LLC proporciona una separacion legal entre sus activos personales y las responsabilidades del negocio, lo que importa si un cliente reclama danos o lesiones relacionados con su trabajo. Formar una LLC no reduce su obligacion del impuesto sobre trabajo independiente; sigue pagando el mismo 15.3 por ciento sobre el ingreso neto. Una eleccion de LLC de varios miembros o corporacion S puede cambiar la estructura fiscal, pero ambas introducen complejidad y costos adicionales que requieren la orientacion de un CPA antes de elegirlas.

Cualquiera que sea su estructura, la base contable es la misma: registre todos los ingresos, registre todos los gastos deducibles por categoria y concilie sus libros mensualmente. Hacerlo trabajo por trabajo, en lugar de reconstruir el ano en abril, es lo que mantiene su declaracion de impuestos precisa y sus deducciones defendibles.

Costeo por Trabajo: Materiales por Encargo, Margen de Ganancia y Recibos

Los costos directos de un trabajador de mantenimiento en cada trabajo generalmente se dividen en dos grupos: mano de obra (su tiempo, o el tiempo de un ayudante) y materiales (los suministros comprados para completar el trabajo). Para efectos contables, el costo de materiales por trabajo es lo que pago por esos suministros en la ferreteria, la tienda de materiales o el deposito, documentado por un recibo. Ese recibo es su costo deducible para el trabajo.

Si marca los materiales al facturar a los clientes es una decision de negocio, no una regla contable. Algunos trabajadores de mantenimiento facturan los materiales al costo y agregan una tarifa de mano de obra encima. Otros aplican un margen para cubrir el tiempo dedicado a conseguir, transportar y gestionar los materiales. Cualquier enfoque es legitimo. Lo que importa para sus libros es que registre el costo real que pago (su gasto deducible) por separado de lo que le cobro al cliente (su ingreso). La diferencia es su ganancia bruta en materiales. No netee los dos; registre la factura completa como ingreso y el recibo completo como gasto.

Organice los recibos por trabajo, no solo por fecha. Una carpeta, un sobre o una foto en una aplicacion movil por trabajo le permite vincular el costo con el ingreso de ese trabajo al conciliar. Si usa QuickBooks u otra plataforma similar, codifique cada gasto al trabajo correcto en su catalogo de cuentas al momento de la compra. Cuando un trabajo abarca varias compras durante varios dias, cada recibo va a la carpeta de ese trabajo hasta que el trabajo se complete y se facture. Este seguimiento de costos a nivel de trabajo es lo que le permite ver que trabajos son rentables y cuales estan consumiendo su margen en costos de materiales que no facturo correctamente.

Guarde recibos de todo: sellador, tornillos, anclajes, pintura, cinta, conexiones de PVC, luminarias, tapas de tomacorrientes, mezcla para parchado, lija. Los articulos pequenos suman en un ano completo de trabajos, y cada uno es una deduccion legitima si tiene el recibo y la documentacion del trabajo que lo respaldan. Un gasto de materiales sin recibo es vulnerable en una auditoria, aunque la deduccion sea honesta. La disciplina es capturar el recibo en el momento de la compra, cada vez.

Vehiculo y Kilometraje: Deduciendo los Kilometros entre Trabajos

Un trabajador de mantenimiento maneja constantemente. De la casa a la ferreteria, de la ferreteria al primer trabajo, del primer trabajo al siguiente, de regreso a la ferreteria por una pieza que no contemplo, y de vuelta a casa al final del dia. Esos kilometros se acumulan rapido, y el IRS le permite deducirlos, pero solo si tiene un registro de kilometraje que los respalde.

Hay dos metodos del IRS para deducir los costos del vehiculo usado en el negocio. La tasa estandar de kilometraje le da una deduccion fija por cada milla de negocio recorrida. La tasa cambia anualmente; confirme la tasa actual en irs.gov antes de calcular su deduccion. El metodo de gastos reales le permite deducir los costos reales de operar el vehiculo, incluidos gasolina, cambios de aceite, seguro, registro y depreciacion, multiplicados por el porcentaje de los kilometros totales que fueron para negocios durante el ano. La tasa estandar de kilometraje es mas sencilla de administrar. El metodo de gastos reales puede producir una deduccion mayor si tiene un vehiculo de alto kilometraje con costos operativos significativos, pero requiere registros mas detallados. Una vez que elige un metodo para un vehiculo, cambiarlo tiene restricciones, asi que consulte a un CPA antes de decidir.

Cualquiera de los dos metodos requiere un registro de kilometraje. El registro debe documentar, para cada viaje de negocio: la fecha, el punto de partida, el destino, el proposito del negocio y las millas recorridas. "Sitio de trabajo" no es un proposito de negocio suficiente. "Reparacion de paredes en casa del cliente en Lynwood" si lo es. El IRS puede y rechaza las deducciones de vehiculo cuando el registro esta incompleto, es generico o fue reconstruido de memoria despues del hecho. La opcion mas practica es una aplicacion de seguimiento de kilometraje como MileIQ o Everlance que corre en segundo plano en su telefono y registra cada viaje automaticamente. Usted clasifica cada viaje como de negocio o personal al final del dia. Ese registro se puede exportar para la declaracion de impuestos y le da un historial defendible sin tener que recordar cada viaje a fin de ano.

Los kilometros de traslado de la casa a un lugar de trabajo fijo regular no son deducibles. Para un trabajador de mantenimiento sin oficina fija que va directamente de la casa al domicilio de un cliente, el IRS generalmente trata esos kilometros como de negocio, pero las reglas sobre la deducibilidad del primer viaje del dia son matizadas. Confirme el tratamiento correcto para su situacion con un CPA.

Si usa su camioneta o vehiculo tanto para uso personal como de negocio, solo el porcentaje de uso de negocio es deducible. El registro de kilometraje crea ese porcentaje automaticamente: divida las millas de negocio entre el total de millas del ano. Documente el uso personal por separado para que el calculo sea defendible.

Herramientas y Equipos: Seccion 179, Depreciacion y la No Conformidad de California

Las herramientas y equipos que usa un trabajador de mantenimiento, herramientas de mano, taladros, sierras circulares, herramientas oscilantes, pistolas de clavos, aspiradoras en seco y humedo, escaleras, cables de extension, bolsas de herramientas y andamios, son gastos deducibles del negocio. La pregunta es si los deduce de inmediato en el ano de la compra o los deprecia a lo largo del tiempo, y la respuesta depende del costo y las reglas fiscales aplicables.

Las herramientas pequenas de bajo costo, incluida la mayoria de las herramientas de mano y los suministros consumibles, generalmente se pueden deducir como gastos ordinarios del negocio en el ano de la compra. No existe un umbral de dolares fijo que separe una herramienta deducida de una capitalizada bajo las reglas federales; su propia politica de capitalizacion del negocio establece esa linea, tipicamente en un costo demasiado bajo para que valga la pena depreciarlo. Cualquier cosa por encima de su umbral de capitalizacion es un activo de capital que debe depreciarse o deducirse usando la Seccion 179.

La Seccion 179 le permite deducir el costo total de un activo calificado en el ano en que se pone en servicio, hasta un limite anual en dolares, en lugar de repartir la deduccion a lo largo de la vida util del activo. Para un trabajador de mantenimiento que compra un buen juego de herramientas electricas o un nuevo sistema de escaleras en un ano determinado, la Seccion 179 puede ser una deduccion significativa en el primer ano. Sin embargo, California no se conforma con los limites federales de la Seccion 179 al mismo nivel. En anos en que el limite federal supera significativamente el de California, su deduccion estatal de California para el mismo activo sera menor que la deduccion federal, lo que genera un ajuste de depreciacion de California. Esto significa que puede necesitar llevar dos calendarios de depreciacion separados para algunos activos. Coordine las compras de equipos y las elecciones de depreciacion con un CPA antes de presentar su declaracion, porque la eleccion afecta no solo la deduccion del ano actual sino tambien su base en el activo para anos futuros.

Lleve un registro de activos fijos que documente cada herramienta y equipo que haya comprado para el negocio: fecha de compra, precio, proveedor y el tratamiento de depreciacion o deduccion aplicado. Este registro respalda sus deducciones en una auditoria, le ayuda a llevar el control de los periodos de garantia y facilita mucho los reclamos de seguro si las herramientas son robadas o danadas en un sitio de trabajo.

Impuestos Trimestrales Estimados: Calendarios del IRS y del FTB de California

Como trabajador de mantenimiento independiente, no tiene un empleador que retenga impuestos de su cheque. Eso significa que usted es responsable de pagar sus impuestos federales y estatales de California estimados, mas el impuesto sobre trabajo independiente, en un calendario trimestral a lo largo del ano. No pagar suficiente a tiempo resulta en penalizaciones del IRS y del FTB por pago insuficiente, que se calculan por trimestre y se acumulan si paga de menos en varios periodos. Los trabajadores de mantenimiento que aprenden esto de la manera dificil generalmente lo hacen al momento de su primera declaracion despues de un buen ano.

Fechas de vencimiento de los impuestos estimados federales (IRS): 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del ano siguiente.

Fechas de vencimiento de los impuestos estimados de California (FTB): California usa un calendario 30/40/0/30. El treinta por ciento de su obligacion tributaria anual estimada de California vence el 15 de abril. El cuarenta por ciento vence el 15 de junio. No hay pago en septiembre. El treinta por ciento restante vence el 15 de enero del ano siguiente. No existe pago estimado trimestral de California en septiembre. Esta es una fuente comun de pagos perdidos para los duenos de negocio que programan sus recordatorios siguiendo el calendario del IRS, que si tiene un pago el 15 de septiembre. El calendario del FTB de California es diferente y requiere recordatorios separados.

Como los pagos de abril y junio llegan cuando muchos trabajadores de mantenimiento estan ocupados pero aun no han alcanzado el nivel mas alto de ingresos del ano, la disciplina es apartar un porcentaje de cada pago de factura en una cuenta de ahorro de impuestos dedicada a medida que lo cobra. En lugar de tratar de financiar un pago trimestral grande del flujo de caja actual cuando vence, va acumulando los fondos durante las semanas entre pagos. Un estimado de trabajo para un trabajador de mantenimiento propietario unico es apartar entre el 25 y el 35 por ciento del ingreso neto para los impuestos federales y estatales combinados de California y el impuesto sobre trabajo independiente, pero el porcentaje correcto para su situacion depende de su ingreso total, estado civil y deducciones. Un CPA puede calcular los montos de pago de puerto seguro que lo protegen de penalizaciones por pago insuficiente evitando al mismo tiempo el pago excesivo que inmoviliza su efectivo innecesariamente.

Para calcular sus pagos estimados con precision, sus libros deben estar al dia. El ingreso neto es el total de ingresos menos los gastos deducibles: materiales por trabajo, costos de vehiculo, compras de herramientas, seguro, gastos de oficina en casa y cualquier otra deduccion legitima del negocio. Si sus libros llevan un ano de retraso, sus estimados trimestrales son una suposicion, y la penalizacion llega al momento de la declaracion.

Formulario 1099-NEC: Recibir W-9 de Clientes y Emitir 1099 a Subcontratistas

El formulario 1099-NEC fluye en dos direcciones para un trabajador de mantenimiento, y ambas importan para sus libros y su cumplimiento.

Usted recibiendo un 1099-NEC de clientes. Un cliente de negocio (una empresa administradora de propiedades, un arrendador comercial, un contratista que lo contrato como subcontratista, o cualquier entidad comercial) que le pague al menos el umbral de reporte actual del IRS en un ano calendario por servicios prestados como propietario unico o LLC de un solo miembro generalmente esta obligado a emitirle un 1099-NEC antes del 31 de enero del ano siguiente. Verifique el umbral actual con el IRS antes de cada temporada de declaraciones, ya que esta sujeto a cambios. Haya o no haya recibido un 1099-NEC, ese ingreso sigue siendo gravable y debe reportarse en su Anexo C. No recibir un 1099-NEC no es razon para omitir ingresos en su declaracion. Para facilitar el proceso a los clientes de negocio y reducir el riesgo de recibir un 1099-NEC con informacion incorrecta, entregue a cada cliente de negocio un formulario W-9 completado antes de recibir su primer pago. El W-9 le da al cliente su nombre legal, nombre del negocio, direccion y numero de identificacion fiscal. Entregar un W-9 de manera proactiva es un habito profesional que indica que opera un negocio legitimo.

Usted emitiendo 1099-NEC a subcontratistas. Si contrata a un subcontratista, ya sea un plomero, un electricista, otro trabajador de mantenimiento o cualquier contratista independiente, y le paga al menos el umbral actual del IRS en un ano calendario, esta obligado a emitirle un 1099-NEC antes del 31 de enero del ano siguiente. Para hacer esto, necesita un formulario W-9 completado del subcontratista antes de pagarle. Recopile el W-9 antes de que se realice el primer pago. No espere hasta enero para intentar recopilarlo de manera retroactiva; muchos subcontratistas no responden y usted quedara presentando el formulario sin la informacion que necesita.

California tambien exige una presentacion del formulario DE 542 ante el Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) cuando contrata a un contratista independiente y le paga al menos un umbral establecido. El DE 542 reporta nuevos compromisos con contratistas al estado dentro de un plazo requerido despues de que se ejecuta el contrato. Para conocer el umbral de presentacion actual, los plazos y las instrucciones, consulte la guia relacionada sobre el formulario DE 542 para contratistas en California y confirme los requisitos directamente con el EDD.

El habito contable practico es crear una carpeta para cada subcontratista que contrate. Ponga ahi su W-9, copias de sus pagos y el registro de presentacion del DE 542. Cuando llega enero, toda la documentacion que necesita para preparar y presentar el 1099-NEC ya esta en un solo lugar.

CalSavers: Obligatorio desde el Primer Empleado W-2

Muchos trabajadores de mantenimiento que hacen crecer su negocio contratan a un ayudante, una segunda persona que acompana, carga materiales, ayuda en la preparacion y se encarga de la limpieza. Si esa persona es su empleado W-2 en lugar de un contratista independiente legalmente clasificado como tal (y las reglas de California sobre la clasificacion de trabajadores son estrictas), las obligaciones de CalSavers aplican desde el primer cheque de pago.

CalSavers es el programa de ahorro para el retiro con IRA facilitado por el estado de California. Si su negocio emplea al menos a un trabajador W-2 y no patrocina ya un plan de retiro calificado como un 401(k), SEP-IRA o Simple IRA, esta obligado a inscribirse en CalSavers, agregar a sus empleados al sistema y facilitar las deducciones de nomina para los empleados que no opten por salirse. No hay un numero minimo de empleados antes de que aplique la obligacion. Un empleado la activa.

Como empleador, no esta obligado a hacer contribuciones del empleador a CalSavers. Su obligacion es inscribirse, mantener un registro actualizado de empleados y ejecutar las deducciones a traves de la nomina para los empleados participantes. Los empleados se inscriben automaticamente a una tasa de contribucion predeterminada, pero pueden ajustar su tasa o retirarse individualmente. No inscribirse y mantenerse al corriente con el programa lo expone a penalizaciones progresivas del Departamento de Relaciones Industriales de California. Si ha estado pagando nomina sin inscripcion en CalSavers, inscribase y pongase al corriente antes de su proxima corrida de nomina.

Sobre la clasificacion de trabajadores: si su ayudante es un empleado o un contratista independiente importa enormemente para los impuestos y el cumplimiento. La ley AB5 de California y la prueba ABC aplican un estandar estricto; la mayoria de los trabajadores que realizan regularmente el mismo tipo de trabajo que el de su negocio principal se clasifican como empleados, no como contratistas, bajo esa prueba. Clasificar incorrectamente a un empleado como contratista independiente para evitar los impuestos de nomina y CalSavers crea una exposicion significativa a auditorias del EDD y responsabilidad de pago retroactivo. Haga bien la clasificacion antes del primer pago. Consulte a un CPA o a un abogado laboral de California si no esta seguro de cual clasificacion aplica a la situacion de su ayudante.

Deduccion de Oficina en Casa: Programacion, Facturacion y Contabilidad desde el Hogar

Un trabajador de mantenimiento que recibe llamadas, programa trabajos, prepara facturas, administra suministros, almacena equipos y lleva registros del negocio en casa puede calificar para la deduccion de oficina en casa. El IRS requiere que el espacio se use de manera regular y exclusiva para el negocio. Esto no significa que se requiera una habitacion dedicada; un area claramente definida de una habitacion usada unicamente para actividades del negocio puede calificar. Un escritorio donde a veces trabaja en el negocio y a veces ayuda a sus hijos con la tarea no califica. La prueba de uso exclusivo se aplica de manera estricta.

Hay dos metodos para calcular la deduccion de oficina en casa. El metodo simplificado permite una deduccion fija por pie cuadrado de espacio de oficina en casa calificado, hasta un maximo de pies cuadrados, sin depreciacion que rastrear. El metodo regular calcula el porcentaje de uso del negocio en su hogar (pies cuadrados de la oficina divididos entre los pies cuadrados totales del hogar) y lo aplica a los gastos reales del hogar, incluidos renta o intereses hipotecarios, servicios publicos, seguro y reparaciones. El metodo regular tipicamente produce una deduccion mayor pero requiere mas documentacion e introduce consideraciones de recuperacion de depreciacion del hogar cuando lo vende. Consulte a un CPA antes de elegir el metodo regular, especialmente si es dueno de su hogar.

Para un trabajador de mantenimiento, la deduccion de oficina en casa vale la pena reclamarla si el espacio califica, porque convierte una parte de los costos de vivienda que pagaria independientemente del negocio en una deduccion legitima del negocio. La clave es que el espacio debe cumplir genuinamente con la prueba de uso exclusivo. No reclame un espacio que se comparte con uso personal esperando que el IRS no lo revise de cerca. Si el espacio califica, documentelo: tome una fotografia del area de trabajo dedicada, anote los pies cuadrados y mantenga un registro consistente de los gastos atribuidos a ella.

Impuesto sobre Ventas en Materiales: Que Reglas del CDTFA Aplican al Servicio de Mantenimiento

Los cargos de mano de obra por servicios de mantenimiento no estan sujetos al impuesto sobre ventas de California. Cuando le cobra a un cliente por su tiempo en instalar un tomacorriente o parchar una pared de tablaroca, ese cargo de mano de obra no es una venta gravable. Esto es consistente con la regla general de California de que el impuesto sobre ventas aplica a bienes personales tangibles, no a los servicios.

Los materiales son donde la pregunta se complica. Bajo las reglas del CDTFA de California, el tratamiento correcto del impuesto sobre ventas para los materiales en un trabajo de mantenimiento depende de como se estructura la transaccion. Cuando un trabajador de mantenimiento opera como "contratista de construccion" bajo las reglas del CDTFA, comprando materiales e incorporandolos de manera permanente a un trabajo, se le trata como el consumidor de esos materiales para efectos del impuesto sobre ventas. En ese caso, el trabajador de mantenimiento paga el impuesto sobre ventas al momento de la compra al proveedor y no le cobra el impuesto sobre ventas al cliente por la parte de los materiales. Cuando un trabajador de mantenimiento en cambio vende materiales al cliente por separado como minorista de bienes, antes o fuera de cualquier mano de obra, la obligacion del impuesto sobre ventas cambia: el trabajador de mantenimiento debe cobrar y remitir el impuesto sobre ventas sobre los materiales vendidos al cliente, lo que requiere un permiso de vendedor del CDTFA.

La linea entre estos dos tratamientos depende de como esten estructuradas sus facturas y contratos, y las consecuencias de equivocarse corren en ambas direcciones: cobrar impuesto sobre ventas cuando no debe crea una responsabilidad de reembolso hacia sus clientes y un problema de auditoria del CDTFA; no cobrar y remitir el impuesto sobre ventas cuando debe lo expone a penalizaciones e impuestos atrasados. No establezca su politica de facturacion basandose en una suposicion general sobre como se tratan los trabajos de mantenimiento. Confirme el tratamiento correcto para su estructura de facturacion especifica directamente con el CDTFA en cdtfa.ca.gov antes de facturar su proximo trabajo con materiales cobrados por separado.

Si el CDTFA determina que esta actuando como minorista de materiales para alguna parte de su trabajo, necesitara registrarse para obtener un permiso de vendedor (el registro es gratuito) y presentar declaraciones de impuesto sobre ventas en el calendario asignado por el CDTFA. Registre cualquier impuesto sobre ventas que cobre como un pasivo corriente en sus libros, no como ingreso. Remitalo a tiempo. El pago tardio genera penalizaciones e intereses.

Compensacion para Trabajadores: Obligatoria desde el Momento en que Contrata

California exige que todos los empleadores lleven seguro de compensacion para trabajadores para sus empleados W-2. No hay un numero minimo de empleados. Un empleado, aunque sea un ayudante de medio tiempo, activa el requisito. Los propietarios unicos que trabajan solos sin empleados generalmente pueden eximirse del requisito para su propia cobertura, pero en el momento en que contrata a su primer trabajador W-2, la exencion ya no aplica para ese trabajador y debe llevar una poliza.

El seguro de compensacion para trabajadores paga los gastos medicos y una parte del salario perdido cuando un empleado se lesiona en el trabajo. Para un ayudante de mantenimiento que sube escaleras, maneja herramientas electricas y trabaja alrededor de los riesgos del sitio de trabajo, el riesgo de lesion no es teorico. Operar sin la cobertura de compensacion para trabajadores requerida lo expone a ordenes de suspension de trabajo del Departamento de Relaciones Industriales de California, penalizaciones civiles y responsabilidad directa por los costos medicos y el salario perdido de cualquier empleado lesionado, que puede superar con creces el costo de una poliza.

La prima de compensacion para trabajadores se calcula como una tasa aplicada a su nomina total, con la tasa variando segun los codigos de clasificacion de trabajo del trabajo que se realiza. Las clasificaciones de mantenimiento y reparaciones generales tienen sus propios calendarios de tarifas. Incluya el costo de la compensacion para trabajadores en su costo de mano de obra completamente cargado cuando estime trabajos y establezca su precio, porque es un costo real de tener un ayudante y pertenece a los numeros, no se debe tratar como un gasto sorpresa al momento de la renovacion.

Obtenga cotizaciones de al menos dos aseguradoras de compensacion para trabajadores antes de elegir una poliza. Si no puede obtener cobertura a traves del mercado privado, el Fondo Estatal de Compensacion de Seguros (State Fund) es el asegurador de ultimo recurso de California y esta obligado a proporcionar cobertura a todos los empleadores de California elegibles.

Licencias Municipales de Negocios en el Sureste del Condado de Los Angeles

Cada ciudad del sureste del Condado de Los Angeles administra su propio programa de licencias de negocios, y operar un negocio dentro de los limites de la ciudad sin una licencia local valida es un problema de cumplimiento separado de sus obligaciones de impuestos estatales y federales. Downey, Lynwood, Paramount, South Gate, Huntington Park, Compton, Bellflower y Norwalk requieren cada una su propia licencia de negocios. Si opera desde una ciudad y trabaja regularmente en otras, confirme si cada ciudad en la que trabaja requiere una licencia separada para los negocios que operan dentro de sus limites, o si la licencia de su ciudad de origen es suficiente. Las practicas varian segun la ciudad.

Las tarifas de licencia de negocios, las renovaciones requeridas y cualquier reporte anual de ingresos brutos varian segun la ciudad y estan sujetos a cambios. Comuniquese directamente con la oficina de finanzas o de licencias de negocios de cada ciudad para confirmar los requisitos y tarifas actuales. No suponga que los requisitos de la ciudad vecina son iguales a los de su ciudad de origen. Lleve un seguimiento de las fechas de renovacion de su licencia de negocios en su calendario contable junto con sus fechas de vencimiento de impuestos, renovaciones de permisos y renovaciones de seguros para que nada caduque sin que se de cuenta.

Las tarifas de licencia de negocios son un gasto deducible del negocio. Registrelas en una cuenta "Licencias y Permisos" en su catalogo de cuentas para que su costo total anual de cumplimiento sea visible como una linea distinta en lugar de quedar enterrada en una categoria de gastos varios.

Preguntas Frecuentes

Servicios de Contabilidad para Trabajadores de Mantenimiento en el Sureste de Los Angeles

J.P Bookkeeping trabaja con negocios de mantenimiento y reparaciones en Downey, Lynwood, Paramount, South Gate, Huntington Park, Compton, Bellflower, Norwalk y las comunidades del sureste del Condado de Los Angeles. Jimmy Paz es un QuickBooks Advanced ProAdvisor bilingue en ingles y espanol. Entiende la estructura financiera de la que dependen los negocios de mantenimiento: seguimiento de costos de materiales y recibos por trabajo, configuracion de un sistema de registro de kilometraje que realmente se mantiene, depreciacion correcta de herramientas y equipos bajo las reglas federales y de California, calculo de pagos estimados de impuestos trimestrales para no llevarse sorpresas al momento de la declaracion, configuracion de flujos de trabajo de 1099-NEC y DE 542 para subcontratistas, y orientacion sobre las reglas del CDTFA para cuando cobrar impuesto sobre ventas en materiales.

Si sus libros llevan un ano de retraso, su registro de kilometraje no existe, su ayudante esta recibiendo pagos en efectivo sin nomina configurada, o no esta seguro de si esta cobrando correctamente el impuesto sobre ventas en materiales, una consulta gratuita es la forma mas rapida de saber donde esta parado. Llame al (323) 816-0517 o envienos un mensaje en jpbookkeepingbusiness.com/contact.html. Para una lista completa de servicios de contabilidad y nomina, visite nuestra pagina de servicios.

Para mas informacion sobre temas relacionados: consulte la guia de contabilidad para contratistas en California para contratistas con licencia que toman trabajos mas grandes, y la guia de contabilidad para contratistas generales para la estructura de costos y cumplimiento especifico del contratista general.

Aviso: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Para planeacion fiscal, preguntas legales o seguros, consulte a un CPA con licencia, a un abogado o a un profesional de seguros.