Contabilidad para Renta de Corto Plazo en California: Lo que los Anfitriones de Airbnb y Vrbo Necesitan Saber

Rentar un cuarto, una casa de huespedes o una propiedad completa en Airbnb o Vrbo en California no parece complicado hasta que llega la temporada de impuestos. Es entonces cuando el anfitrión descubre que los ingresos tocan al menos tres sistemas fiscales al mismo tiempo: el IRS (Schedule E o Schedule C segun como este estructurada la renta), el Franchise Tax Board de California (con su propio calendario de pagos estimados trimestrales), y el gobierno local (el Impuesto de Ocupacion Transitoria cobrado por la ciudad o el condado donde se ubica la propiedad). Algunos anfitriones tambien encuentran preguntas del Departamento de Administracion de Impuestos y Cuotas de California (CDTFA) sobre si las tarifas de limpieza generan una obligacion de impuesto sobre las ventas. Y si el anfitrión alguna vez contrata a un limpiador o cuidador como empleado, aparece una cuarta capa de obligaciones de nomina.

Esta guia esta escrita para los anfitriones de renta de corto plazo en el sureste del Condado de Los Angeles, incluyendo Downey, Norwalk, Compton, South Gate y las comunidades aledanas a Long Beach, que publican en Airbnb, Vrbo o aceptan reservas directas y quieren entender como son unos libros limpios para una renta de corto plazo. Nota: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un abogado fiscal ni un CPA. Este articulo es unicamente educativo e informativo. Nada aqui constituye asesoria fiscal, asesoria legal ni sustituye la consulta con un profesional de impuestos calificado para su situacion especifica.

Schedule E vs. Schedule C: La Regla de los 14 Dias y Lo que Realmente Significa

La primera pregunta de contabilidad para cualquier anfitrión de renta de corto plazo es que formulario fiscal aplica a los ingresos. La respuesta determina si la renta se trata como ingreso pasivo de inversion o como ingreso activo de trabajo por cuenta propia, y tiene consecuencias importantes en como se deducen las perdidas y si aplica el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Segun la Seccion 280A del IRC, el IRS aplica una regla de umbral antes de que los ingresos de renta sean siquiera declarables. Si la propiedad se rento por menos de 15 dias durante el ano completo, los ingresos de renta generalmente no se incluyen en el ingreso bruto y los gastos de renta no son deducibles. Esta regla rara vez aplica a los anfitriones que publican activamente, pero vale la pena conocerla si una propiedad solo se rento por un periodo breve.

Para los anfitriones que rentan 15 dias o mas, el calculo del uso personal determina que formulario aplica. Si el uso personal de la propiedad es inferior a 15 dias en el ano O inferior al 10 por ciento del total de dias en que se rento a precio justo de mercado, la propiedad generalmente se trata como propiedad de renta y se declara en el Schedule E (Ingresos y Perdidas Suplementarios). Los ingresos de renta del Schedule E son ingresos pasivos, lo que significa que las perdidas de la renta generalmente solo pueden compensar otros ingresos pasivos (sujeto a la asignacion especial que se explica mas adelante).

Si el uso personal supera esos limites, la propiedad se trata como residencia personal con actividad de renta, y las categorias de gastos deducibles cambian. Ademas, los anfitriones que prestan servicios sustanciales similares a los de un hotel junto con la renta, como servicio de limpieza diario, comidas o servicios de conserje personalizados, pueden encontrar que el IRS trata la actividad como un negocio activo sujeto al Schedule C y al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

La linea entre una renta del Schedule E y un negocio de servicios del Schedule C es genuinamente compleja segun las reglas del IRS. Consulte a un profesional de impuestos antes de presentar su declaracion para confirmar que formulario aplica a su estructura de renta. Usar el formulario incorrecto no es un error menor: afecta el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, como se tratan las perdidas y la base del calculo equivalente de California.

Impuesto de Ocupacion Transitoria: De que son Responsables los Anfitriones en California

El Impuesto de Ocupacion Transitoria (TOT, por sus siglas en ingles) es un impuesto local que cobran las ciudades y los condados de California sobre las rentas de corto plazo, definidas generalmente como rentas de menos de 30 dias consecutivos. Las tasas del TOT varian segun la jurisdiccion. En las areas no incorporadas del Condado de Los Angeles, la tasa historicamente ha sido del 12 por ciento del monto cobrado por la renta; las tasas de las ciudades en el area del sureste de Los Angeles varian y las establece cada municipio de forma independiente. Verifique la tasa actual directamente con su ciudad o condado, ya que las tasas cambian.

Airbnb y Vrbo han celebrado acuerdos de cobro voluntario con muchas jurisdicciones de California y remiten el TOT en nombre de los anfitriones en esas areas de forma automatica. Cuando esto aplica, la plataforma deduce el monto del TOT del pago al anfitrión o lo agrega al total del huesped y lo remite directamente a la autoridad fiscal correspondiente. El anfitrión recibe informes de pago que muestran tanto el monto bruto de la renta como cualquier TOT cobrado y remitido.

El punto critico que muchos anfitriones pasan por alto es que la remision por parte de la plataforma no cubre necesariamente todas las obligaciones fiscales locales. Algunas ciudades han adoptado sus propias ordenanzas de renta de corto plazo con requisitos de registro local, impuestos adicionales o definiciones diferentes de lo que es gravable. Si el acuerdo de la plataforma no cubre un impuesto local particular o si su ciudad no forma parte de ningun acuerdo con la plataforma, la obligacion recae completamente en el anfitrión para registrarse, cobrar y remitir. Verifique directamente con la oficina del tesorero de su ciudad o condado que remision del TOT maneja la plataforma para su direccion especifica y que obligacion adicional, si alguna, le corresponde a usted.

Para fines contables, el TOT que fluye a traves de la plataforma es relativamente facil de documentar: los informes de pago mensuales muestran los montos cobrados y remitidos. Cuando el anfitrión es responsable de cobrar y remitir el TOT de forma independiente, el contador debe rastrear el impuesto por separado, reservarlo en una cuenta de libro mayor dedicada y registrar los pagos de remision cuando se realizan. Tratar la remision del TOT como un gasto es incorrecto: es un pasivo de transferencia, no un costo de operar la renta.

CDTFA e Impuesto sobre las Ventas de California: Lo que Aplica (y lo que No)

El impuesto sobre las ventas de California, administrado por el Departamento de Administracion de Impuestos y Cuotas de California (CDTFA), generalmente no aplica a la renta de propiedad residencial. La transaccion basica de rentar una unidad residencial por un periodo de menos de 30 dias esta generalmente exenta del impuesto sobre las ventas y uso de California.

Las tarifas de limpieza son un asunto diferente. En ciertas circunstancias, una tarifa de limpieza que se detalla por separado en una factura o confirmacion de reserva puede tratarse como la venta de un servicio de limpieza, lo cual puede ser gravable segun las reglas del impuesto sobre las ventas de California dependiendo de como se estructura y cobra la tarifa. Si su tarifa de limpieza genera una obligacion con el CDTFA depende de detalles especificos que van mas alla del alcance de esta guia. Consulte directamente con el CDTFA o hable con un profesional de impuestos antes de asumir que ninguna parte de sus cargos de renta genera una obligacion de impuesto sobre las ventas.

Los anfitriones que venden bienes fisicos junto con la renta, como productos de despensa, kits de articulos de tocador o mercancias de marca, deben tratar esas ventas como transacciones gravables separadas y registrarse con el CDTFA en consecuencia.

Gastos Deducibles: Que Puede Deducir y Como Rastrearlo

Para una propiedad que califica como renta segun las reglas del IRS, las categorias de gastos deducibles son relativamente amplias. La disciplina clave es el prorrateo: los gastos que corresponden a toda la propiedad deben dividirse entre los dias de renta y los dias de uso personal, y solo la porcion de renta es deducible.

Intereses hipotecarios. Los intereses pagados sobre una hipoteca garantizada por la propiedad de renta son deducibles, prorrateados por los dias en que la propiedad se uso como renta frente a los dias de uso personal. La formula de prorrateo es: dias de renta divididos entre el total de dias utilizados en el ano (dias de renta mas dias de uso personal). Los dias en que la propiedad estuvo desocupada y disponible para rentar, pero no se rento, generalmente cuentan como dias de renta para este proposito. Confirme el tratamiento especifico con su preparador de impuestos, ya que la regla de dias desocupados puede interactuar con el calculo del uso personal de maneras que varian segun las circunstancias.

Impuesto predial. Los impuestos prediales son deducibles, prorrateados usando la misma formula de dias de renta sobre dias totales. Para los anfitriones que pagan el impuesto predial a traves de una cuenta de fideicomiso en su hipoteca, el contador debe usar el monto real pagado al condado durante el ano en lugar de las contribuciones al fideicomiso.

Servicios publicos. La electricidad, el gas, el agua y el internet utilizados para la renta son deducibles, prorrateados. Si el anfitrión vive en una parte de la propiedad mientras renta otra parte (por ejemplo, rentando un cuarto en una casa), el prorrateo debe reflejar tanto la division de tiempo como la division de metros cuadrados o espacio.

Costos de limpieza. Las tarifas de limpieza pagadas a un limpiador externo o a un servicio de limpieza entre estadias de huespedes son generalmente totalmente deducibles como gastos de renta, ya que se relacionan directamente con los dias de renta. Conserve recibos y registros de pago de cada servicio de limpieza.

Tarifas de servicio de la plataforma. La tarifa de servicio para anfitriones de Airbnb y las tarifas equivalentes de Vrbo son gastos deducibles de renta. Aparecen en los informes de pago de la plataforma y son la categoria de gastos mas facil de rastrear con precision, ya que la plataforma los reporta directamente.

Suministros. Los suministros consumibles comprados para los huespedes (ropa de cama, articulos de tocador, cafe, productos de limpieza, articulos de papel) son deducibles. Para los suministros que se usan en parte para fines personales y en parte para los huespedes, prorratee en consecuencia.

Reparaciones y mantenimiento. Los costos de reparar o mantener la propiedad en su condicion actual son deducibles en el ano en que se incurren. Los costos que extienden la vida util de la propiedad o agregan valor (un techo nuevo, una remodelacion de cocina) son mejoras de capital que deben depreciarse en lugar de deducirse como gasto. Consulte la seccion de depreciacion a continuacion para la distincion.

Depreciacion. Si la propiedad se declara en el Schedule E, el edificio (no el terreno) se puede depreciar a lo largo de 27.5 anos. Consulte la siguiente seccion para saber como funciona la depreciacion y que registros necesita para rastrearla correctamente.

El patron comun de fallo en el rastreo de gastos de renta de corto plazo no es omitir las partidas grandes. Es no mantener el registro de ocupacion actualizado durante todo el ano. Sin un registro preciso que muestre que noches se rentaron y cuales fueron de uso personal, ningun calculo de prorrateo es defendible. Una hoja de calculo simple actualizada despues de cada reserva, o un registro mantenido en el historial de reservas de la propia plataforma, es suficiente. Lo importante es que se mantenga en tiempo real, no que se reconstruya de memoria en enero.

Depreciacion: Base de Costo, Fecha de Inicio de Servicio y Por Que Importa

La depreciacion es a menudo la mayor deduccion individual disponible para un anfitrión de renta de corto plazo del Schedule E, y tambien es la que mas frecuentemente se omite porque requiere un calculo inicial que muchos anfitriones nunca han realizado.

Para calcular la depreciacion, necesita tres datos: la base de costo de la propiedad (generalmente lo que pago por ella mas el costo de cualquier mejora de capital, menos el valor del terreno), la fecha en que la propiedad se puso en servicio como renta por primera vez y la division entre el valor del terreno y el valor de la construccion. El IRS no permite la depreciacion del terreno. La division generalmente se basa en la asignacion del valuador del condado entre terreno y mejoras, aunque existen otros metodos.

La propiedad residencial de renta puesta en servicio se deprecia a lo largo de 27.5 anos usando el metodo de linea recta. Si su base de costo atribuible al edificio es de $300,000 dolares, la deduccion anual por depreciacion es de aproximadamente $10,909 dolares por ano (sujeto a la convencion de medio mes en el primer y ultimo ano de servicio). Esa deduccion reduce el ingreso de renta gravable declarado en el Schedule E.

Hay una consecuencia importante a largo plazo que debe entender: la depreciacion tomada durante el periodo de renta reduce su base de costo en la propiedad. Cuando eventualmente venda, el IRS recupera esa depreciacion a una tasa de hasta el 25 por ciento sobre la porcion atribuible al uso de renta. Esto se llama ganancia no recuperada de la Seccion 1250. Tomar la depreciacion es casi siempre la decision financiera correcta a corto plazo, pero significa trabajar con un profesional de impuestos al momento de la venta para calcular la recuperacion correctamente.

Si la propiedad fue su residencia principal antes de convertirse en renta, o si la convirtio de uso personal a renta a mitad del ano, el calculo de la base y la fecha de inicio de la depreciacion implican pasos adicionales. Consulte a un profesional de impuestos antes de reclamar la depreciacion en cualquiera de estas situaciones.

Reglas de Actividad Pasiva y la Asignacion de Perdida de $25,000

Los ingresos de renta del Schedule E se tratan como ingresos de actividad pasiva segun las reglas del IRS. Las perdidas de actividades pasivas generalmente solo pueden compensar ingresos de otras actividades pasivas. Esto importa para los anfitriones cuyos gastos de renta superan sus ingresos de renta en un ano determinado, lo cual es comun en el primer ano de una nueva renta o en un ano con reparaciones significativas.

Existe una asignacion especial que permite a algunos propietarios de propiedades de renta deducir las perdidas de renta pasivas contra ingresos no pasivos como salarios o ingresos de trabajo por cuenta propia. Segun las reglas actuales del IRS, un contribuyente que participa activamente en la gestion de su propiedad de renta puede deducir hasta $25,000 dolares en perdidas netas de renta por ano contra ingresos no pasivos. La participacion activa para este proposito significa tomar decisiones de gestion, como aprobar inquilinos, establecer los terminos de la renta y aprobar gastos, en lugar de ser completamente pasivo.

Esta asignacion de $25,000 dolares se elimina gradualmente a medida que aumenta el ingreso bruto ajustado. La eliminacion gradual comienza con un AGI de $100,000 dolares y se elimina por completo con un AGI de $150,000 dolares. Estas cifras se basan en las reglas actuales del IRS y estan sujetas a cambios. Para un anfitrión con un AGI superior a $150,000 dolares, las perdidas de renta pasiva generalmente se suspenden y se trasladan para compensar ingresos pasivos futuros o para reconocerse al momento de la venta.

California sigue las reglas federales de actividad pasiva con algunas modificaciones. Consulte a un profesional de impuestos sobre como aplican las reglas de actividad pasiva a su ingreso y estructura de renta especificos, especialmente si tiene multiples propiedades de renta o una mezcla de actividades pasivas.

Impuestos Trimestrales Estimados de California: El Calendario que Toma por Sorpresa a los Anfitriones

Los anfitriones de renta de corto plazo que esperan deber impuestos sobre sus ingresos de renta generalmente deben hacer pagos de impuestos estimados trimestrales tanto al IRS como al FTB de California. Equivocarse en los plazos cuesta dinero en forma de penalidades por pago insuficiente, y el calendario de California es tan diferente al calendario federal que los anfitriones que usan uno como modelo para el otro frecuentemente pagan de menos en la cuota de junio.

Los pagos federales de impuestos estimados (Formulario 1040-ES) vencen en cuatro cuotas: 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de enero del ano siguiente.

Los pagos de impuestos estimados del FTB de California siguen una asignacion diferente: el 30 por ciento del impuesto anual estimado vence el 15 de abril, el 40 por ciento vence el 15 de junio y el 30 por ciento restante vence el 15 de enero. California no tiene una cuota en septiembre. El FTB calcula las penalidades por pago insuficiente por cuota, no como un deficit anual unico. Un anfitrión que no paga nada hasta septiembre y luego pone al dia los pagos ya ha incurrido en penalidades por las cuotas de abril y junio, aunque finalmente pague el total del impuesto del ano.

Para los anfitriones con ingresos de renta estacionales, como los que rentan mucho en verano y nada en invierno, conciliar los libros en cada fecha de pago es la unica manera precisa de calcular el monto correcto. Estimar de memoria o usar la declaracion de impuestos del ano anterior como referencia funciona mal cuando el calendario de renta cambia significativamente de un ano a otro.

Registro de Documentos: Las Tres Cosas que Todo Anfitrión Necesita

Una buena contabilidad para una renta de corto plazo se reduce a tres categorias de registros. Todo lo demas se construye sobre estos.

Informes de pago de la plataforma. Tanto Airbnb como Vrbo proporcionan informes de pago mensuales y anuales que muestran el ingreso bruto de renta, las tarifas de servicio de la plataforma retenidas y, cuando aplica, el TOT cobrado y remitido en su nombre. Descargue y guarde estos informes de cada mes del ano. Son la base del lado de ingresos de sus libros. Tenga en cuenta que el monto del pago depositado en su cuenta bancaria no es igual al ingreso bruto de renta; la cifra bruta (antes de las tarifas de la plataforma) es la que debe declararse como ingreso, con las tarifas de la plataforma registradas como un gasto deducible separado.

Registro de ocupacion. Lleve un seguimiento de cada noche que la propiedad estuvo ocupada: noches de renta (noches reservadas y pagadas por huespedes), noches de uso personal (noches en que usted o un familiar uso la propiedad para fines personales sin cargo o por debajo del precio de mercado) y noches desocupadas (noches en que la propiedad estaba disponible pero no se reservo). Este registro es el insumo para cada calculo de prorrateo. Sin el, no hay manera defendible de asignar intereses hipotecarios, impuesto predial, servicios publicos o depreciacion entre uso de renta y uso personal.

Recibos de gastos. Conserve recibos y facturas de cada gasto deducible: limpieza, suministros, reparaciones, servicios publicos, suscripciones a plataformas, tarifas de permisos locales y cualquier servicio profesional (contabilidad, preparacion de impuestos). Para los gastos pagados en efectivo, un recibo contemporaneo es la unica documentacion. Los estados de cuenta bancarios y de tarjeta de credito corroboran los gastos pero no sustituyen los recibos detallados cuando el IRS o el FTB preguntan que se compro.

Mantener estas tres categorias actualizadas durante todo el ano es mucho mas facil que reconstruirlas en la temporada de impuestos. Unos minutos despues del cierre de cada reserva y una revision mensual de conciliacion con el estado de cuenta bancario es un habito sostenible. Hacerlo una vez al ano en enero es un proyecto de varias horas que es mas propenso a errores y menos defendible.

Permisos Locales, Registro y Lo que las Tarifas de Permiso Significan para sus Libros

Muchas ciudades y condados de California requieren que los anfitriones de renta de corto plazo obtengan un permiso local o registren la renta antes de publicarla en cualquier plataforma. Los requisitos varian significativamente: algunas ciudades restringen las rentas de corto plazo a la residencia principal del anfitrión, otras imponen limites anuales en el numero de noches de renta y algunas areas tienen restricciones de zonificacion que prohiben las rentas de corto plazo en ciertos vecindarios por completo.

Este articulo no proporciona asesoria legal sobre los requisitos de permisos locales y no intenta resumir las reglas de ninguna ciudad especifica, porque esas reglas cambian y el nivel de cumplimiento varia. Comuniquese directamente con el departamento de planificacion o vivienda de su ciudad o condado para confirmar lo que aplica a su direccion antes de publicar su propiedad, y nuevamente antes de renovar cada ano.

Para fines contables, las tarifas de permiso y las tarifas de licencia comercial pagadas al gobierno local en relacion con la actividad de renta son generalmente deducibles como gastos comerciales. Conserve copias de todas las solicitudes de permiso, aprobaciones y recibos de tarifas.

CalSavers: Solo si Tiene Empleados W-2

CalSavers es el programa de ahorro para el retiro administrado por el estado de California. El registro es obligatorio para los empleadores de California que tienen al menos un empleado W-2 y no ofrecen ya un plan de retiro calificado patrocinado por el empleador. Para la mayoria de los anfitriones de Airbnb y Vrbo que operan como propietarios unicos sin empleados, CalSavers no aplica.

La pregunta relevante es si alguien a quien usted le paga para ayudar con la renta, con mayor frecuencia un limpiador, es un empleado o un contratista independiente. California usa una estricta prueba ABC bajo la AB5 para determinar la clasificacion del trabajador, y el estandar para tratar a un trabajador como contratista independiente es mas alto de lo que la mayoria de la gente espera. Si le paga regularmente a alguien para limpiar o preparar su propiedad entre estadias de huespedes, y usted controla como, cuando y donde se realiza ese trabajo, el trabajador puede ser un empleado bajo la ley de California aunque siempre lo haya pagado como contratista 1099. Si esa clasificacion es correcta, el registro en CalSavers y las obligaciones de retencion de nomina aplican desde el primer pago.

La pregunta de si un trabajador es W-2 o contratista independiente es su propio ambito del derecho laboral de California y vale la pena discutirla con un contador o abogado laboral antes de asumir que el arreglo es un formulario 1099.

Preguntas Frecuentes

Ponga en Orden los Libros de su Renta de Corto Plazo en el Sureste del Condado de Los Angeles

Los anfitriones que terminan mas atrasados en la temporada de impuestos generalmente no son los que ignoraron sus libros por completo. Son los que usaron el panel de control de la plataforma como sustituto de la contabilidad real: conocian sus pagos totales, pero no tenian un registro de ocupacion, no habian rastreado los gastos por categoria, no habian reservado los pagos de impuestos estimados en cada fecha de pago y no habian verificado si la plataforma cubria todas sus obligaciones de TOT. Juntar esas cuatro piezas a mediados de enero es estresante y frecuentemente incompleto.

J.P Bookkeeping trabaja con anfitriones de renta de corto plazo en Downey, Norwalk, Compton, South Gate y las comunidades circundantes del sureste del Condado de Los Angeles. Jimmy Paz es un QuickBooks Advanced ProAdvisor, bilingue en ingles y espanol, y familiarizado con el entorno de cumplimiento de California que los anfitriones de renta de corto plazo navegan: el Impuesto de Ocupacion Transitoria, los plazos de impuestos trimestrales estimados del FTB, los calculos de prorrateo del Schedule E y las disciplinas de registro que hacen que el trabajo de un preparador de impuestos sea directo en lugar de investigativo. Si sus libros estan atrasados, o si este es su primer ano como anfitrión y quiere configurar las cosas correctamente desde el principio, una consulta gratuita es la forma mas rapida de ver lo que se necesita.

Para contexto sobre como las reglas fiscales de California se comparan con las reglas federales para otros tipos de ingresos relevantes para los propietarios, consulte la guia de impuestos de California vs. federales (en ingles). Si es anfitrión de renta de corto plazo y tambien es agente de bienes raices en el area, la guia de contabilidad para agentes de bienes raices (en ingles) cubre el rastreo de ingresos por comisiones, la clasificacion de equipos bajo AB5 y los plazos de impuestos estimados de California para ingresos de agentes.

Reserve una consulta gratuita de 30 minutos en jpbookkeepingbusiness.as.me/jpbookkeeping o llame al (323) 816-0517. No hay compromiso. Si el alcance es lo suficientemente pequeno como para manejarlo usted mismo, tambien se lo diremos.

Aviso legal: J.P Bookkeeping es una firma de contabilidad, no un CPA ni un despacho de abogados. Esta guia proporciona informacion general con fines educativos. Para asesoria fiscal especifica, preguntas sobre el Impuesto de Ocupacion Transitoria, la clasificacion de Schedule E vs. Schedule C, las reglas de actividad pasiva, la depreciacion de propiedades o las obligaciones de CalSavers, consulte a un CPA con licencia o abogado de California.